Zmiany w Kodeksie pracy w zakresie ustalania stażu pracy

Z dniem 1 stycznia 2026 r. weszły w życie istotne zmiany w zakresie ustalania stażu pracy, wprowadzone nowelizacją Kodeksu pracy poprzez dodanie art. 302¹ k.p. Celem zmian jest częściowe zrównanie sytuacji osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnych z pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy. Nowe przepisy rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu pracy o wybrane okresy aktywności zawodowej wykonywanej poza stosunkiem pracy.

Jakie okresy podlegają wliczeniu?

Od 2026 r. do stażu pracy, poza zatrudnieniem pracowniczym, wliczane są m.in.:

• okresy prowadzenia działalności gospodarczej,
• okresy wykonywania umów zlecenia, umów o świadczenie usług oraz umów agencyjnych,
• okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność,
• wybrane okresy pracy wykonywanej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy,
• okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych.

Warunkiem zaliczenia tych okresów jest podleganie ubezpieczeniom społecznym albo brak takiego obowiązku na podstawie przepisów szczególnych. Potwierdzenie okresów podlegających wliczeniu pracownik powinien udokumentować przedstawiając zaświadczenie wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Uprawnienia wynikające z doliczenia tych okresów przysługują od momentu ich nabycia, jednak nie wcześniej niż od dnia, w którym zaczęto stosować art. 302¹ § 1–7 k.p. (tj. od 1 stycznia 2026 r. w przypadku jednostek sektora finansów publicznych lub od 1 maja 2026 r. w przypadku sektora prywatnego). Oznacza to, że przy braku odmiennych regulacji szczególnych pracownik może uzyskać prawo do świadczeń wynikających z wydłużonego stażu pracy — takich jak wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego, nagroda jubileuszowa czy dodatek stażowy — dopiero od dnia wejścia w życie i stosowania art. 302¹ k.p., a nie za okres wcześniejszy. Przed 1 stycznia 2026 r. nowe okresy nie miały żadnego wpływu na staż pracy, więc na ich podstawie pracownik nie może uzyskać prawa do świadczeń wynikających z wydłużonego stażu pracy przed wejściem w życie nowych przepisów.

W przypadku nakładania się okresów zaliczanych do stażu pracy z innego tytułu niż pozostawanie w stosunku pracy na okres pozostawania w stosunku pracy do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia.

Sektor publiczny – stosowanie od 1 stycznia 2026 r.

W jednostkach sektora finansów publicznych, nowe przepisy są stosowane od 1 stycznia 2026 r. Choć do stażu wliczane są również okresy sprzed tej daty, uprawnienia wynikające z ich zaliczenia mogą powstać najwcześniej od 1 stycznia 2026 r. Wyłączona została możliwość nabywania świadczeń z mocą wsteczną. W praktyce oznacza to, że pracownik może uzyskać wyższy wymiar urlopu czy prawo do dodatku stażowego dopiero od momentu wejścia w życie regulacji, nawet jeżeli „wydłużony” staż osiągnął wcześniej. W przypadku pracowników zatrudnionych w dniu 1 stycznia 2026 r. ustawodawca przewidział 24-miesięczny termin na udokumentowanie dodatkowych okresów. Niedochowanie tego terminu skutkuje brakiem ich uwzględnienia przez danego pracodawcę.

U niektórych pracodawców obowiązują odrębne przepisy w odniesieniu do skutków wejścia w życie regulacji przewidujących wliczenie nowych okresów do stażu. Mogą to być w szczególności układy zbiorowe, które mają pierwszeństwo przed przepisami nowelizującej ustawy, o ile nie są mniej korzystne dla pracowników (art. 9 § 2 k.p.). W przypadku pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych kwestie nagród jubileuszowych i dodatków stażowych uregulowane są we właściwych ustawach bądź w rozporządzeniach szczególnych.

Sektor prywatny – stosowanie od 1 maja 2026 r.

W odniesieniu do pracodawców spoza sektora finansów publicznych art. 302¹ Kodeks pracy znajduje zastosowanie od 1 maja 2026 r. Skutki są tożsame jak w sektorze publicznym, jednak przesunięte w czasie o cztery miesiące. Także w tym przypadku pracownicy zatrudnieni w dniu rozpoczęcia stosowania przepisów mają 24 miesiące na przedłożenie odpowiednich dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy aktywności zawodowej.

Zgodnie z art. 291 § 1 k.p., pracownik ma 3 miesiące na przedstawienie okresów wliczanych do stażu pracy. Brak przedstawienia dokumentów potwierdzających powyższe okresy uniemożliwia pracodawcy dobrowolne spełnienie świadczeń w terminie ich wymagalności, a dochodzenie ich na drodze sądowej może być, na podstawie art. 292 k.p., bezskuteczne w odniesieniu do świadczeń wymagalnych przed upływem 3 lat od wytoczenia powództwa.

SDO Legal rekomenduje:

• przeprowadzenie weryfikacji regulaminów wynagradzania i innych wewnętrznych źródeł prawa pracy,
• dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do nowych zasad liczenia stażu,
• wdrożenie procedury weryfikacji i archiwizacji zaświadczeń z ZUS,
• oszacowanie wpływu zmian na koszty świadczeń stażowych i zabezpieczenie budżetu,
• poinformowanie pracowników o zasadach i terminach przedkładania odpowiednich dokumentów.