Czasowe powierzenie obowiązków – kiedy i pod jakimi warunkami jest dopuszczalne?

Wielu pracodawców staje przed koniecznością czasowego powierzenia pracownikowi innych obowiązków niż te wynikające z umowy o pracę. Może to być spowodowane nieobecnościami innych pracowników, zwiększoną liczbą zadań w danym dziale bądź przejściowymi zmianami organizacyjnymi w przedsiębiorstwie. Pracodawca ma prawo powierzyć pracownikowi inną pracę bez konieczności dokonywania wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy lub płacy, przy spełnieniu określonych warunków. Rozwiązanie to ma jednak charakter wyjątkowy i powinno być stosowane wyłącznie w sytuacjach uzasadnionych potrzebami pracodawcy. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, przez „uzasadnione potrzeby pracodawcy” należy rozumieć potrzeby zakładu pracy jako całości, a nie tylko jednostki (komórki) organizacyjnej zakładu pracy, do której pracownik został skierowany.

Stosownie do regulacji zawartej w art. 42 § 4 Kodeksu pracy, Pracodawca może skorzystać z możliwości powierzenia pracownikowi innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, w przypadkach uzasadnionych jego potrzebami, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Co do zasady łączny okres powierzenia innej pracy wynosi 3 miesiące, aczkolwiek „liczony w ciągu” może niekiedy przekraczać 3 miesiące. Taka sytuacja może wystąpić w razie powierzenia pracownikowi innej pracy na przełomie roku kalendarzowego – wówczas maksymalny okres powierzenia może wynosić nawet do 6 miesięcy. Po upływie tego czasu pracownik powinien powrócić do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę, chyba że strony zdecydują się na formalną zmianę warunków zatrudnienia.

Przez „inną pracę” należy rozumieć pracę odmiennego rodzaju, niż ta określona w umowie o pracę. Nie należy zatem utożsamiać tego sformułowania z pracą rodzajowo tożsamą, lecz z świadczoną na innym stanowisku, gdyż pracodawca może zawsze dokonać przeniesienia pracownika z określonego stanowiska na inne, o ile nie powoduje to zmiany rodzaju pracy określonej w umowie. Należy również pamiętać, że powierzenie musi dotyczyć innej pracy, a nie polegać na przydzieleniu pracownikowi zadań dodatkowych do dotychczas wykonywanych.

Powierzana praca musi również odpowiadać kwalifikacjom pracownika. Oznacza to, że pracodawca nie może w tym trybie powierzać zadań wymagających kompetencji, których pracownik nie posiada, ani takich, które w sposób oczywisty pozostają poniżej jego kwalifikacji zawodowych. Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracą adekwatną do kwalifikacji pracownika jest praca, która nie przekracza jego kwalifikacji zawodowych i przy której te kwalifikacje znajdą chociażby częściowe zastosowanie.

Istotnym ograniczeniem jest również konieczność zachowania dotychczasowego wynagrodzenia pracownika – powierzenie innej pracy nie może prowadzić do jego obniżenia. Pod pojęciem „wynagrodzenie” należy rozumieć sumę wszystkich składników wynagrodzenia za pracę, a nie tylko wynagrodzenie zasadnicze.

Czy na mocy tej szczególnej regulacji można zmienić pracownikowi miejsce pracy?

W kontekście planowania czasowych zmian organizacji pracy należy zwrócić szczególną uwagę na zakres zastosowania art. 42 § 4 k.p. Przepis ten, pozwalający na powierzenie pracownikowi innej pracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, nie znajduje zastosowania w przypadku zmiany miejsca wykonywania pracy. Oznacza to, że nie może on stanowić podstawy do jednostronnego „przeniesienia” pracownika do innej lokalizacji, nawet w sposób czasowy.

Konsekwentnie należy przyjąć, że art. 42 § 4 k.p. nie może być wykorzystywany jako podstawa do polecenia pracy zdalnej. Praca zdalna została bowiem uregulowana w sposób odrębny i kompleksowy w przepisach rozdziału IIc Kodeksu pracy.

W szczególności zastosowanie znajduje art. 67¹⁹ § 3 k.p., który przewiduje zamknięty katalog sytuacji, w których pracodawca może polecić pracę zdalną, tj.:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu, lub
• w sytuacji, gdy z powodu działania siły wyższej czasowo nie jest możliwe zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.

Dodatkowym warunkiem w tym drugim przypadku jest złożenie przez pracownika – bezpośrednio przed wydaniem polecenia – oświadczenia (w formie papierowej lub elektronicznej), że posiada on odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Istotne jest również, że polecenie pracy zdalnej ma charakter odwracalny – pracodawca może je w każdym czasie cofnąć, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Wniosek praktyczny: próby wykorzystywania art. 42 § 4 k.p. do wprowadzania pracy zdalnej lub zmiany miejsca wykonywania pracy wiążą się z istotnym ryzykiem prawnym. W tym zakresie należy stosować wyłącznie dedykowane regulacje dotyczące pracy zdalnej albo – w innych przypadkach – dokonywać zmiany warunków pracy w trybie właściwym dla zmiany miejsca pracy (np. porozumienie lub wypowiedzenie zmieniające).

Jaka forma?

Przepisy nie wskazują szczególnej formy powierzenia innych obowiązków. Z punktu widzenia zabezpieczenia interesów pracodawcy warto jednak, aby nastąpiło ono w formie pisemnej. Pozwala to jednoznacznie określić zakres powierzonych zadań oraz czas ich wykonywania, a także ograniczyć ryzyko ewentualnych sporów.

SDO Legal rekomenduje: Aby skorzystanie z możliwości czasowego powierzenia pracownikowi innych obowiązków odbywało się zgodnie z przepisami, warto w szczególności:

• upewnić się, że powierzenie innych zadań wynika z rzeczywistych i przejściowych potrzeb organizacyjnych pracodawcy,
• pilnować, aby okres wykonywania innych obowiązków nie przekroczył 3 miesięcy w danym roku kalendarzowym,
• zadbać o to, aby powierzona praca odpowiadała kwalifikacjom pracownika i nie powodowała obniżenia jego wynagrodzenia,
• rozważyć sporządzenie pisemnej informacji o czasowym powierzeniu innych obowiązków dla celów dowodowych,
• w przypadku planowanej dłuższej lub trwałej zmiany obowiązków zastosować wypowiedzenie zmieniające.

Stosowanie tej instytucji zgodnie z powyższymi zasadami pozwala pracodawcy elastycznie reagować na bieżące potrzeby organizacyjne przedsiębiorstwa, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami prawa pracy.