Zajście w ciążę w okresie wypowiedzenia umowy – jak powinien postąpić pracodawca?

Procesy kadrowe opierają się zazwyczaj na jasno określonych procedurach. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy w ich trakcie zmienia się stan faktyczny, a wraz z nim konsekwencje prawne podjętych decyzji. Jednym z najbardziej wymagających przykładów jest sytuacja, w której po wręczeniu wypowiedzenia pracownica informuje o ciąży. To moment, w którym nawet prawidłowo przeprowadzony proces może wymagać ponownej oceny. Jakie skutki wywołuje taka zmiana i jak powinien zareagować pracodawca?

Wypowiedzenie definitywne i zmieniające – podobne narzędzia, różne skutki

Na gruncie prawa pracy należy rozróżnić dwie sytuacje. Wypowiedzenie definitywne prowadzi do rozwiązania stosunku pracy po upływie okresu wypowiedzenia. Z kolei wypowiedzenie zmieniające nie kończy zatrudnienia, lecz zmierza do zmiany jego warunków – najczęściej mniej korzystnych – jeśli pracownik ich nie odrzuci.

Oba te instrumenty podlegają szczególnej ochronie w przypadku pracownicy w ciąży, jednak konsekwencje tej ochrony są różne.

Ciąża w trakcie wypowiedzenia definitywnego – zatrzymanie procesu

Jeżeli pracownica zajdzie w ciążę w trakcie biegnącego wypowiedzenia definitywnego to zasadą jest, że wypowiedzenie nie doprowadzi do rozwiązania umowy. Ochrona działa bowiem nie tylko w momencie wręczenia wypowiedzenia, ale także w okresie jego trwania. W efekcie stosunek pracy powinien być kontynuowany, tak jakby wypowiedzenie nie wywołało swojego skutku.

To rozwiązanie ma charakter bardzo silny i tylko wyjątkowe sytuacje – jak upadłość czy likwidacja pracodawcy – pozwalają na odstępstwo od tej zasady.

Ciąża w trakcie wypowiedzenia zmieniającego – zmiana, która nie dochodzi do skutku

Więcej wątpliwości budzi sytuacja wypowiedzenia zmieniającego. W tym przypadku nie dochodzi do „anulowania” samego wypowiedzenia, ale jego skutek zostaje ograniczony.

Oznacza to, że choć procedura została przeprowadzona prawidłowo, to nowe – mniej korzystne – warunki pracy lub płacy nie powinny wejść w życie. Wynika to z bezwzględnej ochrony pracownicy w ciąży przed pogorszeniem jej sytuacji zawodowej. Nie ma przy tym znaczenia, że w chwili składania wypowiedzenia pracownica nie była jeszcze w ciąży. Decydujący jest bowiem moment, w którym zmiana miałaby zacząć obowiązywać.

Przykład z praktyki

W jednej ze spraw pracownica podpisała wypowiedzenie zmieniające na początku grudnia 2025 r. Nie skorzystała z prawa do odmowy przyjęcia nowych warunków, więc zgodnie z planem miały one wejść w życie od 1 kwietnia 2026 r.

W lutym, a więc już w trakcie biegnącego wypowiedzenia, poinformowała przełożoną, że jest w ciąży. Informacja ta znalazła również odzwierciedlenie w systemie PUE poprzez zwolnienie lekarskie z kodem „B”. W tej sytuacji – mimo że cały proces zmiany warunków został przeprowadzony prawidłowo – pracodawca nie powinien dopuścić do wejścia w życie nowych warunków. Ochrona związana z ciążą „zatrzymuje” bowiem skutek wypowiedzenia zmieniającego.

Znaczenie formalnego potwierdzenia ciąży

W praktyce istotne jest, by informacja o ciąży została potwierdzona w sposób formalny. Sama wiedza pracodawcy – nawet wynikająca z rozmowy czy systemów kadrowych – nie zawsze jest wystarczająca do podjęcia określonych działań. Dopiero zaświadczenie lekarskie pozwala na pełne zastosowanie przepisów ochronnych i stanowi podstawę do ewentualnego cofnięcia wcześniejszych decyzji kadrowych.

SDO Legal rekomendujeW sytuacji, gdy pracownica informuje o ciąży w trakcie biegnącego wypowiedzenia, kluczowe jest szybkie i świadome działanie. Należy w pierwszej kolejności zadbać o formalne potwierdzenie ciąży, a następnie przeanalizować skutki wcześniej podjętych decyzji.

W przypadku wypowiedzenia zmieniającego oznacza to konieczność powstrzymania się od wprowadzenia nowych warunków i – w praktyce – cofnięcia wypowiedzenia za zgodą pracownicy. Jeśli natomiast mamy do czynienia z wypowiedzeniem definitywnym to należy przyjąć, że stosunek pracy powinien być kontynuowany.