Planowane zmiany w rozliczaniu diet i noclegów służbowych

23 stycznia 2026 r. do uzgodnień międzyresortowych, konsultacji społecznych i opiniowania skierowano projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pozostałe resorty mają 14 dni na zgłaszanie uwag do projektu, a partnerzy biznesowi na przekazanie opinii w sprawie mają czas do 23 lutego 2026 r. Projekt przewiduje podwyższenie diet krajowych oraz wybranych stawek w podróżach zagranicznych, jak również zmianę części limitów noclegowych i walut diety. Nowe stawki mają obowiązywać po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia rozporządzenia zmieniającego w Dzienniku Ustaw.

Stawki świadczeń z tytułu podróży służbowych określa:

• wprost dla pracodawców sfery budżetowej – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,
• dla pracodawców spoza sfery budżetowej – układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy, lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania). Dopiero w braku takich regulacji stosuje się postanowienia ww. rozporządzenia.

Należy również pamiętać o ograniczeniu wynikającym z art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którym dieta za czas krajowej podróży służbowej określona w przepisach wewnętrznych nie może być niższa niż aktualna kwota diety za czas podróży krajowej. Dopuszczalne jest zatem ustalenie diet za delegacje zagraniczne na poziomie niższym niż wskazany w rozporządzeniu, natomiast nie jest możliwe obniżenie diety krajowej.

Zmiany dotyczące podróży krajowych

Projekt przewiduje podwyższenie diety krajowej z 45 zł do 60 zł za dobę podróży służbowej. Podwyższenie diety wpłynie automatycznie na wysokość świadczeń liczonych jako jej wielokrotność lub procentowo:

• ryczałt noclegowy (150% diety) – wzrost z 67,50 zł do 90 zł,
• limit noclegowy w podroży krajowej (20-krotność diety za jeden nocleg) – wzrost z 900 zł do 1200 zł,
• ryczałt na przejazdy miejscowe (20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej) – wzrost z 9 zł do 12 zł za każdą rozpoczętą dobę.

Czy konieczna jest zmiana regulaminu wynagradzania?

To zależy od konstrukcji zapisów wewnętrznych:

• jeżeli regulamin przewiduje dietę „w wysokości określonej w rozporządzeniu”, wówczas zmiana nastąpi automatycznie,
• jeżeli wskazano konkretną kwotę (np. 45 zł), to mimo braku zmiany regulaminu pracownik i tak nabędzie prawo do wyższej diety (60 zł), ponieważ postanowienia mniej korzystne niż przepisy powszechnie obowiązujące nie mają zastosowania (art. 9 § 3 k.p.).

Ograniczenie dotyczące minimalnego poziomu świadczenia odnosi się wyłącznie do diety krajowej. Jeśli pracodawca określił kwotowo ryczałt noclegowy (np. 67,50 zł), zmiana diety w rozporządzeniu nie spowoduje automatycznego podwyższenia tego ryczałtu – o ile dieta krajowa pozostaje na poziomie co najmniej ustawowym.

Podróże zagraniczne – wyższe stawki i zmiany walut

Projekt zakłada zmiany w załączniku do rozporządzenia, obejmujące m.in.:

Podwyższenie diet w związku z podróżami (wybrane przykłady)

• Białoruś – z 42 EUR do 45 EUR,
• Czechy – z 41 EUR do 45 EUR,
• Wielka Brytania – z 45 GBP do 50 GBP,
• pozostałe państwa (niewymienione w lp. 1–114) – z 41 EUR do 45 EUR.

Podwyższenie limitów noclegowych (wybrane przykłady)

• Belgia – z 200 EUR do 250 EUR,
• Portugalia – z 150 EUR do 200 EUR,
• Włochy – z 192 EUR do 220 EUR.

Zmiana waluty rozliczeń

• Norwegia, Szwecja, Dania – z walut krajowych (NOK, SEK, DKK) na EUR,
• Australia – z AUD na USD,
• Kanada – z CAD na USD.

Regulacje przejściowe

Projekt zawiera przepisy przejściowe dotyczące podróży trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji. W przypadku podróży rozpoczętej przed wejściem w życie rozporządzenia i trwającej po tej dacie:

• za okres przed dniem wejścia w życie nowelizacji– stosuje się dotychczasowe stawki,
• za okres od dnia wejścia w życie nowelizacji – stosuje się nowe stawki.

Może to wymagać proporcjonalnego wyliczenia diety w obrębie jednej doby, co będzie istotne dla działów kadrowo-płacowych.

SDO Legal rekomenduje:

• zweryfikowanie treści regulaminów wynagradzania, układów zbiorowych pracy i wzorów umów o pracę, w szczególności pod kątem sposobu określenia diety i limitów noclegowych w podróżach służbowych,
• oszacowanie wpływu projektowanych zmian na koszty działalności, uwzględniając nie tylko podwyższenie diety krajowej, ale także automatyczny wzrost ryczałtów i limitów liczonych jako jej wielokrotność oraz ewentualne skutki zmian stawek i walut w delegacjach zagranicznych,
• przygotowanie działów HR i kadr-płac poprzez aktualizację systemów rozliczeniowych, opracowanie zasad proporcjonalnego rozliczania podróży pomiędzy wprowadzaniem starych i nowych przepisów oraz uwzględnienie zmian walut przy delegacjach zagranicznych,