Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop od 27 stycznia 2026 r. – praktyczny przewodnik dla pracodawców

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują zmienione przepisy Kodeksu pracy regulujące termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Nowelizacja usuwa wieloletnią lukę legislacyjną, która powodowała rozbieżności interpretacyjne i ryzyka w obszarze rozliczeń kadrowo-płacowych. W miejsce dotychczasowej praktyki opartej głównie na wykładni i orzecznictwie ustawodawca wprowadził jasny mechanizm określania daty wypłaty świadczenia.

Poniżej przedstawiamy syntetyczne omówienie nowych zasad wraz z ich znaczeniem operacyjnym dla pracodawców.

Dlaczego zmiana była potrzebna?

Dotychczas przepis regulujący ekwiwalent za niewykorzystany urlop wskazywał jedynie, że świadczenie przysługuje w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ale nie określał terminu jego wypłaty. W praktyce przyjmowano, że należność staje się wymagalna w dniu ustania zatrudnienia.

Dwie podstawowe reguły po nowelizacji

Nowe przepisy wprowadzają system oparty na relacji między datą ustania zatrudnienia a terminem wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u pracodawcy.

1. Zasada podstawowa – wypłata w terminie pensji

Jeżeli najbliższy termin wypłaty wynagrodzenia przypada po rozwiązaniu umowy, ekwiwalent wypłaca się właśnie w tym dniu. Oznacza to możliwość rozliczenia świadczenia w standardowym procesie płacowym, bez konieczności tworzenia dodatkowych list.

Znaczenie praktyczne – to rozwiązanie znacząco upraszcza obsługę kadrową i minimalizuje ryzyko pomyłek, ponieważ wszystkie dane płacowe są już dostępne w momencie naliczania.

2. Wyjątek – termin wynagrodzenia przypada wcześniej

Jeżeli przyjęta u danego pracodawcy data wypłaty wynagrodzenia przypada przed ustaniem stosunku pracy, ekwiwalent trzeba wypłacić w ciągu 10 dni od jego zakończenia. Ta sytuacja będzie typowa np. u pracodawców wypłacających pensje z góry – na początku miesiąca albo w jego pierwszej połowie.

Znaczenie praktyczne – w takich przypadkach dział płac musi uruchomić odrębną procedurę rozliczenia po ustaniu zatrudnienia – ale ma na to ustawowo określony czas, co eliminuje presję natychmiastowej wypłaty.

Zasada korekty na dzień roboczy

Ustawodawca jednoznacznie wskazał, że jeżeli ustalony termin wypłaty ekwiwalentu przypada w dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić wcześniej – w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym tę datę.

Wniosek praktyczny – każde ustalenie terminu wypłaty powinno uwzględniać kalendarz świąt, weekendów oraz dni wolnych wynikających z regulacji wewnętrznych.

Kluczowy problem interpretacyjny

Najwięcej pytań budzi sformułowanie odnoszące się do sytuacji, gdy termin wypłaty wynagrodzenia „przypada przed dniem rozwiązania stosunku pracy”.

Najbezpieczniejsze podejście – rekomendowane z punktu widzenia ryzyka prawnego – polega na literalnej wykładni przepisu: jeżeli data wypłaty wynagrodzenia jest wcześniejsza niż data ustania zatrudnienia, nawet o jeden dzień, należy stosować 10-dniowy termin liczony od rozwiązania umowy. Takie podejście minimalizuje ryzyko zarzutu naruszenia przepisów o terminowości wypłat.

SDO Legal rekomenduje

Aby prawidłowo stosować nowe regulacje, warto wdrożyć kilka działań organizacyjnych:

• zaktualizować procedury offboardingu pracowników,
• doprecyzować instrukcje dla działów kadr i płac,
• przygotować wzorce kalkulacji terminów,
• zweryfikować konfigurację systemów kadrowo-płacowych,
• przeszkolić osoby odpowiedzialne za rozliczenia końcowe.