Śmierć pracownika bez małżonka – komu przysługują świadczenia ze stosunku pracy i jakie obowiązki ma pracodawca?

Śmierć pracownika w trakcie zatrudnienia rodzi po stronie pracodawcy szereg obowiązków prawnych — od rozliczenia należności finansowych po sporządzenie dokumentacji pracowniczej. W praktyce szczególnie problematyczne okazują się sytuacje, w których zmarły nie pozostawał w związku małżeńskim, lecz żył w związku nieformalnym, a jednocześnie istnieją dalsi krewni, którzy nie zgłaszają się do pracodawcy. Poniżej przedstawiamy szczegółową analizę zagadnienia na bazie rzeczywistego przypadku, obejmującego m.in. niewypłacony zasiłek chorobowy oraz wydanie świadectwa pracy.

Analizowany stan faktyczny

Pracownik umiera będąc na zwolnieniu lekarskim. Przysługuje mu niewypłacony zasiłek chorobowy. Nie miał żony ani dzieci. Żył jednak w długoletnim związku partnerskim i w testamencie zapisał swój majątek partnerce. Z nieoficjalnych źródeł wiadomo, że żyją także jego rodzice i brat — ale nie kontaktują się z pracodawcą.

Podstawowe pytanie pracodawcy jest następujące – czy partnerka zmarłego może otrzymać świadczenia i dokumenty? Odpowiedź brzmi – to zależy.

Prawa majątkowe ze stosunku pracy po śmierci pracownika – zasady ogólne

Zgodnie z art. 63¹ § 2 k.p. prawa majątkowe wynikające ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej, a dopiero w razie braku takich osób — wchodzą do spadku. Kluczowe znaczenie ma tu konstrukcja pierwszeństwa ustawowego. Oznacza ona, że:

• prawa te nie wchodzą automatycznie do masy spadkowej,
• spadkobierca (np. partner życiowy wskazany w testamencie) uzyskuje je dopiero wtedy, gdy nie istnieją osoby z katalogu uprzywilejowanego,
• sam fakt pokrewieństwa nie przesądza o uprawnieniu — konieczne jest spełnienie warunków uprawniających do przyznania renty rodzinnej.

Krąg osób uprawnionych do renty rodzinnej — znaczenie dla pracodawcy

Ustalenie, czy istnieją osoby uprzywilejowane, wymaga odniesienia się do przepisów o emeryturach i rentach z FUS. Uprawnionymi mogą być m.in.: dzieci własne lub przysposobione, inne dzieci przyjęte na wychowanie, w określonych przypadkach wnuki lub rodzeństwo oraz rodzice (również ojczym, macocha, osoby przysposabiające). W odniesieniu do rodziców ustawodawca przewiduje dodatkowe warunki:

• ukończenie 50 lat lub niezdolność do pracy,
• faktyczne przyczynianie się przez zmarłego do ich utrzymania bezpośrednio przed śmiercią.

Z punktu widzenia pracodawcy niezwykle istotne jest to, że:

• pracodawca nie bada tych okoliczności z urzędu,
• ciężar wykazania uprawnienia spoczywa na osobie występującej o świadczenia,
• podstawą wypłaty są przedstawione dokumenty lub decyzja ZUS.

Do czasu wykazania uprawnień brak jest podstaw do dokonywania wypłat.

Niewypłacony zasiłek chorobowy — kwalifikacja prawna

Zasiłek chorobowy, należny pracownikowi do dnia śmierci, stanowi prawo majątkowe związane ze stosunkiem pracy. Skutki prawne są następujące:

• jeżeli istnieją osoby uprawnione – świadczenie przysługuje im w częściach równych i nie wchodzi do spadku.
• jeżeli nie ma takich osób – prawo wchodzi do masy spadkowej i może zostać wypłacone spadkobiercy po przedstawieniu dokumentów potwierdzających nabycie spadku.

Partner życiowy, nawet będący jedynym spadkobiercą, nie ma samodzielnego prawa do świadczenia w pierwszym etapie. Może je uzyskać wyłącznie jako spadkobierca i dopiero po ustaleniu, że brak jest osób uprzywilejowanych.

Odprawa pośmiertna — odrębny reżim prawny

Odprawa pośmiertna uregulowana została w art. 93 k.p. i podlega innym zasadom:

• przysługuje wyłącznie małżonkowi i członkom rodziny spełniającym warunki do renty rodzinnej,
• nie wchodzi do spadku,
• nie może zostać wypłacona spadkobiercy spoza tego katalogu,
• w razie braku osób uprawnionych — obowiązek jej wypłaty nie powstaje.

Oznacza to, że w przypadku pracownika pozostającego wyłącznie w związku nieformalnym, odprawa pośmiertna zasadniczo nie będzie należna jego partnerowi — niezależnie od faktu uwzględnienia go przez zmarłego w testamencie czy długości relacji.

Świadectwo pracy po śmierci pracownika

Pracodawca ma obowiązek sporządzić świadectwo pracy wskazując jako datę ustania stosunku pracy dzień zgonu. Kolejność uprawnionych do odbioru dokumentu jest następująca: małżonek lub osoba spełniająca warunki renty rodzinnej, zaś dopiero w razie ich braku — spadkobierca.

Istotne jest, że samo istnienie krewnych nie blokuje wydania świadectwa spadkobiercy, jeżeli nie wykazali oni swoich uprawnień.

Rozliczenia podatkowe — obowiązki pracodawcy w zakresie PIT-11

Śmierć pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązków płatnika wobec organów podatkowych. Sposób sporządzenia PIT-11 zależy jednak od tego komu i kiedy wypłacono świadczenia.

• wynagrodzenie wypłacone przed śmiercią – jeżeli świadczenia zostały wypłacone pracownikowi za życia, wykazuje się je w PIT-11 sporządzonym na jego dane i przekazuje do właściwego urzędu skarbowego z informacją o zgonie podatnika;
• świadczenia wypłacone osobom uprawnionym – jeżeli należności wypłacono osobom uprawnionym z art. 63¹ k.p. to każdej z nich wystawia się odrębny PIT-11, który obejmuje faktycznie otrzymane kwoty, zaś osoby te rozliczają przychód w swoim zeznaniu rocznym;
• świadczenia wypłacone spadkobiercom – jeżeli należności weszły do spadku i zostały wypłacone spadkobiercy to wówczas pracodawca nie wystawia PIT-11, ponieważ zastosowanie znajdują przepisy o podatku od spadków i darowizn.

Prawidłowa kwalifikacja podatkowa jest kluczowa z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy – płatnika.

Inne obowiązki pracodawcy — często pomijane w praktyce

Śmierć pracownika rodzi po stronie pracodawcy obowiązek dokonania nie tylko tych czynności, które opisane zostały wyżej, ale także wypłaty innych należności (np. ekwiwalentu za urlop), wyrejestrowania zmarłego z ubezpieczeń w ZUS, udokumentowania prowadzonych czynności wyjaśniających czy też zabezpieczenia procesu ustalania osób uprawnionych pod względem dowodowym. Zaniechanie tych działań może generować ryzyko dla pracodawcy, m.in. odpowiedzialności finansowej czy sporów z rodziną.

Znaczenie właściwej procedury w sytuacji niepewności

W sytuacjach takich, jak opisana powyżej, rekomendowane jest:

• pisemne wezwanie potencjalnie uprawnionych do wykazania ich statusu,
• wyznaczenie terminu odpowiedzi,
• wstrzymanie wypłat do czasu ustaleń,
• archiwizacja korespondencji i ustaleń.

Takie postępowanie pozwoli bowiem zminimalizować ryzyko podwójnej wypłaty świadczeń lub zarzutów naruszenia przepisów.

Związki nieformalne a prawo pracy — systemowa luka

Opisane sytuacje ujawniają szerszy problem systemowy – regulacje prawa pracy nadal opierają się na formalnym modelu rodziny. W efekcie wieloletni partner może nie mieć żadnych uprawnień, dziedziczenie majątku nie oznacza jednocześnie prawa do świadczeń pracowniczych, zaś pracodawca staje w samym środku różnych reżimów prawnych (prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i spadkowego), tj. w obszarze wymagającym szczególnej ostrożności interpretacyjnej.