Kontrole i incydenty

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może nakazać administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych organowi nadzorczemu do realizacji swoich zadań, a także prowadzić postępowania w formie audytów ochrony danych.

Po podjęciu przez organ czynności kontrolnych wobec przedsiębiorcy zaleca się współpracę z urzędem. Istnieje bowiem szereg instrumentów, w tym o charakterze finansowym, które PUODO może wykorzystać wobec podmiotu, który utrudnia przeprowadzenie kontroli. W takim przypadku warto wiedzieć nie tylko jakie informacje należy przekazać, lecz także w jakiej formie. Należy też pamiętać o konieczności przedstawienia odpowiednich dowodów, bowiem to administratora obciąża obowiązek wykazania, że system ochrony danych działa prawidłowo.

Wspieramy przedsiębiorców – jako pełnomocnicy procesowi – w postępowaniu prowadzonym przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także, gdy zajdzie taka potrzeba, przed sądami administracyjnymi. Wyjaśniamy, jakie informacje są oczekiwane przez organ, a także pomagamy je zgromadzić i odpowiednio przedstawić w stanowisku dla urzędu.

Często jednak kontrola prowadzona przez PUODO jest następstwem zgłoszenia incydentu dotyczącego naruszenia ochrony danych osobowych. Nie oznacza to jednak, by tego obowiązku zaniechać – przeciwnie, uchylenie się od dokonania zgłoszenia może doprowadzić do nałożenia wyższej kary finansowej na przedsiębiorcę.

Gdy dojdzie już do incydentu, należy odpowiednio zarządzać kryzysem: przygotować wewnętrzną dokumentację, zebrać i zabezpieczyć dowody, dokonać zgłoszenia incydentu do odpowiedniego organu, a także – gdy zajdzie taka potrzeba – poinformować o incydencie kontrahentów lub osoby, których dane zostały w wyniku incydentu naruszone. Mamy doświadczenie w obsłudze takich zdarzeń – począwszy od drobnych, polegających np. na wysłaniu wiadomości email z newsletterem do większej liczby jawnych adresatów, aż po globalne incydenty typu ransomware, do których doszło w wyniku ataku hakerskiego.