Ekwiwalenty, ZFŚS i e-wnioski – tak HR wchodzi w nową erę

7 stycznia 2026 r. Prezydent podpisał długo oczekiwaną ustawę zmieniającą Kodeks pracy oraz ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (druk 1601). Nowe przepisy wprowadzają szereg zmian, których celem jest uproszczenie codziennej pracy działów HR przy jednoczesnym zwiększeniu ochrony praw pracowników. Chodzi przede wszystkim o modyfikację terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop, większą reprezentację pracowników przy decyzjach dotyczących ZFŚS oraz możliwość wykonywania określonych czynności w formie elektronicznej.

Problematyczny ekwiwalent za urlop

Dotychczas roszczenie o ekwiwalent za niewykorzystany urlop stawało się wymagalne w dniu rozwiązania umowy o pracę. W praktyce często prowadziło to do opóźnień i niejasności przy wypłacie. Nowe przepisy precyzują termin wypłaty – ekwiwalent będzie przekazywany wraz z wynagrodzeniem za ostatni okres rozliczeniowy. Jeśli jednak dzień wypłaty wynagrodzenia przypada przed zakończeniem stosunku pracy, ekwiwalent należy wypłacić w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy. Dodatkowo, jeżeli ustalony termin przypada na dzień wolny od pracy, należność zostanie przekazana dzień wcześniej.

Więcej głosów w sprawach ZFŚS – większa transparentność

Ustawa zwiększa liczbę pracowników reprezentujących załogę przy uzgadnianiu regulaminu ZFŚS u pracodawców, u których nie działają związki zawodowe. Dotychczas wystarczył jeden pracownik; teraz będzie ich co najmniej dwóch. Chodzi o postanowienia regulaminu dotyczące wysokości odpisu na fundusz, zasad korzystania ze świadczeń czy sposobu przeznaczania środków na cele socjalne. Większa reprezentacja pracowników oznacza bardziej przejrzysty proces decyzyjny i szansę na lepsze dopasowanie świadczeń do potrzeb załogi.

Czynności elektroniczne – przyszłość HR

Kolejna istotna zmiana to możliwość wykonywania niektórych czynności w formie elektronicznej zamiast papierowej. Nowe przepisy obejmują m.in.:

• przekazywanie informacji o monitoringu czy zmianie pracodawcy,
• konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy ze związkami zawodowymi,
• sporządzanie rozkładów czasu pracy i wniosków o indywidualne systemy czasu pracy,
• wnioski o udzielenie urlopu bezpłatnego lub czasu wolnego za nadgodziny,
• instrukcje i wskazówki BHP dla pracowników.

SDO Legal rekomenduje: Pracodawco, już dziś przeanalizuj swoje procedury kadrowe, dostosuj regulaminy ZFŚS, przygotuj systemy wypłat ekwiwalentów i wprowadź możliwość składania wniosków elektronicznie tak, by sprawnie wejść w erę nowych przepisów i uniknąć niepotrzebnych komplikacji.