Firmowa integracja a VAT – nowe możliwości po wyroku NSA

Firmy coraz częściej działają dziś w modelu mieszanym – obok pracowników w projektach uczestniczą również osoby współpracujące na B2B czy umowach zlecenia. Dotychczas pojawiały się wątpliwości czy wydatki na integrację takich współpracowników dają prawo do odliczenia VAT. Najnowszy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 maja 2026 r., sygn. akt I FSK 1720/23 daje przedsiębiorcom odpowiedź.

NSA na stanowisku, że liczy się rzeczywisty związek z biznesem

Sprawa dotyczyła spółki z branży IT i doradczej, która organizowała zagraniczny wyjazd integracyjny dla zespołów projektowych składających się zarówno z pracowników, jak i współpracowników B2B oraz zleceniobiorców. Organ podatkowy uznał, że w części dotyczącej współpracowników wydatki mają charakter osobisty i nie dają prawa do odliczenia VAT. Sądy administracyjne były jednak innego zdania.

NSA potwierdził, że dla prawa do odliczenia VAT kluczowe znaczenie ma związek wydatku z działalnością gospodarczą podatnika. Co istotne – związek ten może mieć charakter pośredni.

Sąd zwrócił uwagę, że skoro współpracownicy uczestniczą w tych samych projektach i pracują w tych samych zespołach co pracownicy etatowi, to sama forma współpracy nie może automatycznie wykluczać prawa do odliczenia VAT. Integracja zespołu, poprawa komunikacji, wymiana wiedzy czy budowanie relacji biznesowych przekładają się bowiem na efektywność organizacji i realizację projektów.

NSA podkreślił również, że elementy rekreacyjne czy rozrywkowe nie przekreślają biznesowego charakteru wyjazdu, jeżeli dominującym celem wydarzenia pozostaje wsparcie działalności przedsiębiorstwa.

Dlaczego ten wyrok jest ważny dla przedsiębiorców?

Wyrok ma bardzo praktyczne znaczenie dla firm działających w nowoczesnych modelach organizacyjnych. W wielu branżach, szczególnie IT, consultingu, marketingu czy usługach profesjonalnych, zespoły projektowe tworzone są z osób współpracujących na różnych podstawach prawnych.

Dotychczas organy podatkowe często próbowały różnicować sytuację pracowników i współpracowników, argumentując, że integracja osób na B2B ma charakter bardziej osobisty niż biznesowy. NSA wyraźnie odchodzi jednak od takiego formalistycznego podejścia i patrzy na rzeczywisty model funkcjonowania przedsiębiorstwa.

O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy?

Wyrok nie daje automatycznego prawa do odliczenia VAT od każdego wydarzenia integracyjnego. Nadal kluczowe będzie bowiem odpowiednie udokumentowanie biznesowego celu wyjazdu. Znaczenie mogą mieć m.in.: program wydarzenia, udział kadry zarządzającej, elementy szkoleniowe lub strategiczne, powiązanie uczestników z realizowanymi projektami, brak udziału klientów lub osób przypadkowych, a także wykazanie wpływu wydarzenia na organizację pracy i efektywność zespołów. Im lepiej przedsiębiorca wykaże gospodarczy cel wydarzenia, tym większe bezpieczeństwo podatkowe.

SDO Legal rekomenduje: przed organizacją wyjazdów integracyjnych warto przygotować dokumentację ukazującą biznesowy charakter wydarzenia – agendę, cele organizacyjne, listę uczestników wraz z ich rolą projektową oraz uzasadnienie wpływu wydarzenia na działalność firmy. W przypadku kontroli to właśnie te elementy mogą przesądzić o możliwości skutecznego obronienia prawa do odliczenia VAT.

Omawiany wyrok to ważny sygnał dla firm działających w modelu mieszanych zespołów. Kluczowe będzie jednak odpowiednie zaplanowanie i udokumentowanie biznesowego celu wydarzenia. Jeśli Państwa organizacja korzysta z modeli B2B lub współpracy projektowej, zapraszamy do kontaktu – pomagamy bezpiecznie wdrażać rozwiązania ograniczające ryzyka podatkowe i wspierające prawo do odliczenia VAT.