Zmiany dla pracodawców – ustawodawca redukuje biurokrację i promuje transparentność zatrudnienia

Ustawodawca wprowadza istotne zmiany, których celem jest uproszczenie codziennych obowiązków pracodawców oraz zwiększenie przejrzystości rynku pracy, jak również dalszy rozwój cyfryzacji w obszarze zatrudnienia. Poniżej przedstawiamy najbliższe zmiany, które już wkrótce wejdą w życie.

Zwolnienie płatników składek z obowiązku przechowywania zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w formie pisemnej

15 października 2025 r. Prezydent podpisał ustawę zmieniającą ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych, która znosi obowiązek przechowywania przez płatników składek, dokonujących zgłoszeń do ZUS drogą elektroniczną, duplikatu zgłoszenia sporządzonego w formie papierowej przez okres 5 lat. W wyniku nowelizacji ustawy przedsiębiorcy zostaną odciążeni z dokonywania dodatkowej archiwizacji dokumentów, które widnieją zarówno w systemie ZUS, jak i u płatnika. Wprowadzenie tego rozwiązania przyczyni się do ograniczenia obowiązków administracyjnych dla przedsiębiorców. Nowe przepisy wejdą w życie po upływie 14 dni od ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Projekt nowelizacji ustawy o e-umowach coraz bliżej!

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kończy prace nad projektem nowelizacji ustawy o e- umowach, który poprawi funkcjonalność systemu i zwiększy jego dostępność. Po wejściu w życie zmian z elektronicznych umów będą mogli korzystać wszyscy pracodawcy i przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości czy statusu firmy. System umożliwi również wprowadzanie umów zawartych przed jego uruchomieniem, co pozwoli na pełniejsze odwzorowanie relacji pracowniczych w formie cyfrowej.

Nowelizacja przewiduje także poszerzenie katalogu umów dostępnych w systemie. Oprócz umów o pracę i zlecenia, elektronicznie będzie można zawierać m.in. umowy o wolontariat, umowy szkoleniowe, dotyczące zakazu konkurencji oraz współodpowiedzialności materialnej. W celu usprawnienia procesu planowana jest również integracja systemu z publicznymi rejestrami (ZUS, CEIDG, KRS, KAS). System zyska też nowe funkcje, takie jak potwierdzanie obecności pracownika i zgłaszanie pracy zdalnej.

Projekt nowelizacji ustawy o e-umowach to ważny krok w kierunku dalszej cyfryzacji rynku pracy. Uruchomienie systemu zaplanowano na styczeń 2026 roku, a jego dalszy rozwój i wdrażanie kolejnych funkcjonalności będzie odbywać się etapami w ciągu następnych trzech lat.

Rekomendacja SDO Legal: Pracodawca powinien zapoznać pracowników działów HR z wprowadzanymi zmianami, zarówno w zakresie regulacji prawnych, jak i funkcjonalności systemów informatycznych. Rekomendujemy aktualizację wewnętrznych procedur, w tym wzorów dokumentów i zasad obiegu umów elektronicznych oraz weryfikację systemu do obsługi e-umów. Warto również wyznaczyć konkretnych pracowników odpowiedzialnych za wdrażanie zmian w struktury firmy.