Zasady zatrudniania cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej po 5 marca 2026

19 lutego 2026 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 23 stycznia 2026 r. dotyczącą wygaszenia przepisów ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym oraz zmian w niektórych innych ustawach. Od 5 marca 2026 r. kluczowe procesy dotyczące powierzania pracy cudzoziemcom działają według nowego modelu. Zmiany wynikają z objęcia ochroną czasową również osób nieposiadających obywatelstwa ukraińskiego ani statusu UKR.

Mimo użytego określenia „wygaszanie”, ustawa nie znosi ochrony czasowej dla obywateli Ukrainy w Polsce z dniem wejścia w życie nowych przepisów, zmienia się natomiast jej podstawa prawna. Zamiast dotychczasowych rozwiązań specustawy wprowadzone zostają rozwiązania systemowe, które implementują unijny mechanizm ochrony czasowej do jednolitych przepisów krajowych.

Nowe zasady obowiązujące od 5 marca 2026 r. wprowadzają model powierzania pracy cudzoziemcom, który odchodzi od rozwiązań skierowanych wyłącznie do obywateli Ukrainy i ich małżonków ze statusem UKR, rozszerzając je na wszystkie osoby objęte ochroną czasową, także bez obywatelstwa ukraińskiego i statusu UKR.

Wprowadzenie definicji „beneficjenta ochrony czasowej” 

Jedną z kluczowych zmian jest wprowadzenie do przepisów definicji „beneficjenta ochrony czasowej”. To nie tylko zmiana terminologii, ale również nowy kierunek regulacji: podstawą uprawnień staje się status ochrony czasowej w rozumieniu prawa UE i przepisów krajowych, a nie szczególne rozwiązania specustawy.

Nowa definicja, dodana do ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony w Polsce, wynika bezpośrednio z decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/382 z 4 marca 2022 r., która po agresji Rosji na Ukrainę uruchomiła mechanizm ochrony czasowej w Unii Europejskiej z Dyrektywy Rady 2001/55/WE z 20.07.2001 r. Obejmuje ona wysiedleńców do których ma zastosowanie ochrona czasowa:

1. obywateli Ukrainy zamieszkałych w Ukrainie przed dniem 24.02.2022 r.;
2. bezpaństwowców lub obywateli państw trzecich innych niż Ukraina, którzy przed dniem 24.02.2022 r. korzystali z ochrony międzynarodowej lub równoważnej ochrony krajowej w Ukrainie; oraz
3. członków rodzin osób, o których mowa w lit. a i b.

Dotychczas osoby objęte ochroną czasową na podstawie powyższej Decyzji Wykonawczej, które nie korzystały ze specustawy, posługiwały się zaświadczeniami wydawanymi przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Dokumenty te potwierdzały legalność pobytu, dostęp do rynku pracy w Polsce, a wraz z ważnym dokumentem podróży, umożliwiały przekraczanie granic Polski i strefy Schengen oraz krótkoterminowy pobyt w innych państwach strefy Schengen. Zaświadczenie o objęciu ochroną czasową z datą ważności do 4.03.2023 r., 4.09.2023 r., 4.03.2024 r., 4.03.2025 r., 4.03.2026 r. zostały przedłużone z mocy prawa do 4.03.2027 r. Dokumenty wydane przed wejściem w życie nowych przepisów zachowują ważność do 4 marca 2027 r., chyba że cudzoziemiec uzyskał numer PESEL ze statusem UKR lub wystąpią przesłanki do ich unieważnienia zgodnie z nowymi regulacjami.

Zmiany obejmują również przeniesienie ze specustawy mechanizmów rejestracji beneficjentów ochrony czasowej (PESEL UKR) oraz potwierdzania tożsamości (elektroniczny dokument pobytowy Diia.pl), które zastępują dotychczasowe papierowe zaświadczenia. Celem tej zmiany jest ujednolicenie systemu i usprawnienie obsługi osób korzystających z ochrony czasowej w Polsce.

Ponadto zgodnie z regulacjami specustawy, legalność pobytu opierała się na zasadzie, zgodnie z którą obywatel Ukrainy, który przybył do Polski legalnie po 24 lutym 2022 r. i deklarował pozostanie w kraju, mógł przebywać w Polsce legalnie do 4 marca 2026 r. Natomiast w myśl wprowadzanych zmian podstawą jest już status beneficjenta ochrony czasowej. W praktyce oznacza to odejście od jednej krajowej daty granicznej na rzecz powiązania legalności pobytu z okresem obowiązywania ochrony czasowej w Unii Europejskiej – obecnie do dnia 4 marca 2027 r.

Nowe przepisy przewidują m.in.:

• obowiązek złożenia przez obywatela Ukrainy wniosku o PESEL ze statusem UKR w ciągu 30 dni od wjazdu do Polski,
• obowiązek potwierdzenia tożsamości w urzędzie gminy do 31 sierpnia 2026 r. przez osoby, które wcześniej uzyskały status UKR na podstawie oświadczenia (bez żadnego dokumentu umożliwiającego identyfikację danej osoby) – w przeciwnym razie status zostanie zmieniony na NUE w rejestrze PESEL od 1 września 2026 r.,
• obowiązek potwierdzenia tożsamości w ciągu 60 dni od uzyskania ważnego dokumentu podróży (paszportu) – dotyczy to m.in. osób, które uzyskały status UKR, posługując się Kartą Polaka, innym dokumentem ze zdjęciem umożliwiającym ustalenie tożsamości lub dokumentem potwierdzającym urodzeni, jak również tych którzy przy rejestracji posłużyli się nieważnym paszportem lub ich paszport stracił ważność w międzyczasie (po uzyskaniu statusu UKR).

Dodatkowo osoby objęte ochroną czasową, które wcześniej nie korzystały ze specustawy (np. posiadające zaświadczenia wydane przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców), mogą uzyskać numer PESEL ze statusem UKR na wniosek złożony w dowolnej gminie.

Powiadomienie organów o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Jedną z kluczowych zmian stanowi przebudowa dotychczasowej, uproszczonej ścieżki zatrudniania, opartej na powiadomieniu o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy. Rozwiązanie to zostało przeniesione do ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z nowymi przepisami polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek powiadomić powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu osoby korzystającej z ochrony czasowej w Polsce (nie tylko obywatela Ukrainy) w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia przez nią pracy.

Sama procedura składania powiadomienia nie uległa istotnym zmianom:

• odbywa się za pośrednictwem systemu praca.gov.pl,
• zakres wymaganych informacji pozostaje niemal taki sam jak dotychczas (z wyjątkiem m.in. zniesienia obowiązku podawania liczby zatrudnionych na dzień 23 lutego 2022 r.),
• utrzymano katalog sytuacji wymagających ponownego złożenia powiadomienia przez podmiot zatrudniający (np. zmiana stanowiska lub zmniejszenie wymiaru czasu pracy).

Nie ma również obowiązku składania nowych powiadomień w przypadku, gdy zgłoszenie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy zostało dokonane przed wejściem w życie omawianej ustawy, tj. przed 5 marca 2026 r., zgodnie z przepisami specustawy.

Zatrudnienie obywateli Ukrainy przebywających legalnie w Polsce nadal będzie można zalegalizować poprzez złożenie powiadomienia. Jednocześnie brak doprecyzowania przepisów może rodzić wątpliwości, czy obowiązek ten obejmuje również osoby posiadające inne tytuły pobytowe lub uprawniające do swobodnego dostępu do rynku pracy, np. Niebieską Kartę UE czy status rezydenta długoterminowego UE. W związku z tym zasadne jest monitorowanie ewentualnych wyjaśnień i stanowisk właściwych organów w tej sprawie.

Współpraca w ramach B2B

Zmiany obejmują również regulacje istotne dla przedsiębiorców, co ma znaczenie zwłaszcza przy współpracy z cudzoziemcami w modelu B2B (kontrakty, usługi, prace projektowe, samozatrudnienie). Osoby, które rozpoczęły działalność na podstawie specustawy, mogą ją kontynuować na dotychczasowych zasadach przez okres legalnego pobytu w Polsce. Jednocześnie potwierdzono, że beneficjenci ochrony czasowej mogą prowadzić działalność gospodarczą na zasadach takich jak obywatele polscy, co zapewnia stabilność realizacji kontraktów i świadczenia usług. Natomiast osoby, które dopiero planowały założenie działalności po 4 marca 2026 r. oraz nie są beneficjentami ochrony czasowej i nie posiadają odpowiedniej podstawy pobytowej, nie będą już mogły rozpocząć jednoosobowej działalności gospodarczej ani świadczyć usług w modelu B2B.

Kontynuacja legalnego pobytu – przejście z ochrony czasowej do ogólnych zasad legalizacji pobytu

Cudzoziemcy, których pobyt uznaje się za legalny na podstawie zmienionych przepisów ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (beneficjenci ochrony czasowej) posiadający status UKR, wciąż będą uprawnieni do ubiegania się o następujące zezwolenia pobytowe:

• jednolite zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,
• zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (Niebieska Karta UE),
• zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej,
• zezwolenia na pobyt czasowy dla członka rodziny obywatela Rzeczypospolitej Polskiej,
• zezwolenia na pobyt czasowy w celu połączenia się z rodziną.

Kolejną ważną zmianę stanowi rezygnacja z dotychczasowych mechanizmów ochronnych, które pozwalały wydawać tzw. decyzje warunkowe (na okres 1 roku lub 6 miesięcy), mimo niespełnienia wszystkich wymogów ustawowych. Nowe przepisy wprowadzają bardziej rygorystyczną weryfikację – w przypadku niespełnienia kryteriów, np. dotyczących minimalnego wynagrodzenia, organ będzie zobowiązany do wydania decyzji odmownej.

Jednocześnie przewidziano możliwość uzyskania karty pobytu z adnotacją „Poprzednio posiadacz ochrony czasowej” (tzw. kart pobytu CUKR) dla osób spełniających warunki ustawowe. Zezwolenie to będzie udzielane na 3 lata i zapewni dostęp do rynku pracy oraz możliwość prowadzenia działalności gospodarczej na zasadach takich jak dla obywateli Polski.

Zmiany w Diia.pl

Nowelizacja obejmuje także kwestie operacyjne związane z weryfikacją statusu cudzoziemca. Projekt przewiduje utrzymanie rozwiązań opartych na jednolitym identyfikatorze – numerze PESEL ze statusem UKR oraz narzędziach cyfrowych, w tym dokumencie Diia.pl w aplikacji mObywatel, który potwierdza tożsamość i legalność pobytu.

Zgodnie z nowymi przepisami ochrona czasowa wygasa przy każdej nieobecności w Polsce przekraczającej 30 dni – niezależnie od przyczyny. Może to prowadzić do problemów w praktyce, np. gdy pracownik wyjeżdża służbowo, a mimo to traci status. Taka regulacja może prowadzić do nadmiernie restrykcyjnych skutków w praktyce, ponieważ pracownik zatrudniony w Polsce może utracić ochronę wyłącznie z powodu wykonywania obowiązków za granicą przez ponad 30 dni, podczas gdy wcześniej sytuacje te nie powodowały utraty statusu UKR. Z tego względu zasadne wydaje się doprecyzowanie przepisów tak, aby odróżniały trwałe opuszczenie Polski od czasowych wyjazdów związanych z pracą lub innymi uzasadnionymi okolicznościami.

Diia.pl, wraz z ważnym dokumentem podróży, umożliwia przekraczanie granic i podróżowanie w strefie Schengen, jednak w razie braku aktywnego statusu (np. po dłuższym wyjeździe lub uzyskaniu innego tytułu pobytowego) mogą pojawić się trudności – zarówno systemowe, jak i wynikające z praktyki służb granicznych.

Zasady po wygaśnięciu ochrony czasowej

Ustawa przewiduje uporządkowane zakończenie systemu ochrony czasowej. Cudzoziemiec, który korzysta z ochrony czasowej w Polsce i nie posiada innego tytułu pobytowego, będzie zobowiązany do opuszczenia Polski w terminie 30 dni od dnia, w którym:

• upłynie maksymalny okres korzystania z ochrony czasowej wynikający z decyzji Rady UE albo,
• upłynie termin wynikający z krajowych przepisów dotyczących ochrony (jeżeli taki zostanie określony; aktualnie nie został przewidziany).

Od 5 marca 2026 r. zasady pobytu i zatrudniania osób objętych ochroną czasową będą w większym stopniu oparte na rozwiązaniach systemowych, powiązanych z ich statusem wynikającym z prawa UE i przepisów krajowych. Dla pracodawców oznacza to konieczność bieżącej weryfikacji statusu (np. na podstawie PESEL UKR i narzędzi takich jak Diia.pl) oraz odpowiedniego doboru podstawy zatrudnienia, aby zapewnić ciągłość współpracy i ograniczyć ryzyka formalne.

SDO Legal rekomenduje:

• monitorowanie statusu pobytowego pracowników i terminów wygaśnięcia ochrony,
• wczesne planowanie alternatywnych podstaw legalizacji pobytu i pracy,
• bieżącą weryfikację danych w systemach (PESEL UKR, Diia.pl),
• dostosowanie formy zatrudnienia do aktualnego statusu cudzoziemca,
• przygotowanie się na ewentualne kontrole poprzez uporządkowaną dokumentację.