MOS 2.0: legalizacja pobytu cudzoziemca zaczyna się w dziale HR

Od 27 kwietnia 2026 r. funkcjonuje nowy system MOS – cyfrowy system składania wniosków w sprawie legalizacji pobytu cudzoziemców. Wdrożenie systemu MOS ma na celu pełną cyfryzację procesu legalizacji pobytu cudzoziemców. Jednocześnie nowe rozwiązania organizacyjne powodują, że kluczowego znaczenia w postępowaniu nabiera efektywna współpraca pomiędzy cudzoziemcem i pracodawcą.

Nowa rola pracodawcy w procesie

W sprawach związanych z wydaniem zezwolenia na pobyt czasowy i pracę kluczowe znaczenie ma załącznik nr 1, który w aktualnym stanie prawnym jest uzupełniany i podpisywany elektronicznie przez pracodawcę. System MOS generuje indywidualny link wysyłany na adres e-mail pracodawcy wskazany przez cudzoziemca. Dopiero po podpisaniu dokumentu możliwe jest dalsze procedowanie wniosku (nie ma możliwości wysłania wniosku bez załącznika nr 1).

Link jest aktywny przez 30 dni (nie ma możliwości przywrócenia lub przedłużenia jego funkcjonalności). To oznacza, że opóźnienia po stronie pracodawcy mogą realnie wpłynąć na cały proces legalizacji pobytu pracownika.

Co istotne, MOS 2.0 nie przewiduje odrębnego konta pracodawcy ani pełnomocnika. Nie ma wspólnego panelu, historii spraw czy widoczności statusów. Udział pracodawcy sprowadza się do otrzymania linku e-mailem, wypełnienia formularza i podpisania go podpisem zaufanym, osobistym albo kwalifikowanym.

W tym kontekście istotnego znaczenia praktycznego nabierają następujące kwestie:

• jaki adres e-mail pracodawcy będzie wskazany przez cudzoziemców we wnioskach legalizacyjnych,
• kto obsługuje wiadomości z linkiem (również w czasie nieobecności pracownika),
• kto podpisuje załącznik nr 1.

No właśnie, kto może podpisać załącznik nr 1?

Załącznik nr 1 może zostać podpisany zarówno przez osobę uprawnioną do reprezentacji pracodawcy na zasadach ogólnych, np. członka zarządu, jak również przez pełnomocnika działającego w imieniu pracodawcy na podstawie stosownego pełnomocnictwa, np. pracownika działu HR obsługującego proces legalizacji pobytu cudzoziemców.

W przypadku udziału pełnomocnika istotnego znaczenia nabiera kwestia prawidłowego wykazania umocowania do działania w imieniu pracodawcy. W toku postępowania konieczne jest bowiem przedłożenie odpowiedniego pełnomocnictwa, a praktyka organów prowadzonych jeszcze na dotychczasowych zasadach pokazuje, że zakres udzielonego umocowania podlega szczegółowej weryfikacji przez organ. Niewykazanie prawidłowej reprezentacji pracodawcy będzie traktowane jako brak formalny wniosku, którego uzupełnienia organ może następnie żądać od cudzoziemca.

Powyższe potwierdził również w Q&A Szef Urzędu ds. Cudzoziemców  – pracodawca nie może samodzielnie dołączać dodatkowych dokumentów do załącznika. Jakiekolwiek dodatkowe dokumenty mogą być załączone tylko przez pracownika – cudzoziemca.