Umowa to za mało. Co powinieneś sprawdzić, zanim zatrudnisz pracownika?

W polskich realiach prawnych to nie umowa decyduje o tym, czy powstaje stosunek pracy. Można podpisać umowę o dzieło, zlecenia czy też B2B, a i tak finalnie okazać się pracodawcą, z szerokim zakresem obowiązków i ryzyk. Jak zatem działać, by uniknąć problemów, które od początku dało się przewidzieć?

Zadaj sobie podstawowe pytanie: czy to na pewno nie jest stosunek pracy?

W praktyce największe kłopoty pojawiają się wtedy, gdy strony decydują, że nie chcą umowy o pracę, ale jednocześnie charakter ich współpracy wskazuje odmiennie. Jeżeli w relacji pojawiają się elementy takie jak:

• podporządkowanie organizacyjne lub służbowe,
• określone miejsce i czas wykonywania pracy,
• obowiązek osobistego świadczenia pracy,
• bieżąca kontrola i polecenia,
• narzędzia pracy zapewnione przez „zleceniodawcę”

to nawet najlepiej skonstruowana umowa cywilnoprawna może w konkretnych okolicznościach ochroni przed uznaniem, że to stosunek pracy, co może wiązać się z koniecznością zapłaty zaległych składek ZUS, wyrównania wynagrodzeń oraz dodatków, a także skutkować potencjalnymi karami od PIP oraz sporami sądowymi, które mogą trwać latami.

Sama umowa to dopiero początek

Wiele podmiotów skupia się na uzgodnieniu treści umowy, pomijając pozostałe działania, które należy wykonać, by zatrudnienie było zgodne z prawem i bezpieczne. Przed podpisaniem dokumentu warto przygotować:

• zakres obowiązków i opis faktycznego modelu współpracy oraz odpowiedzieć sobie na pytania: czy zadania są jasno określone? Czy naprawdę można wykonywać je w sposób samodzielny, bez nadzoru?
• ustalenia dotyczące miejsca i czasu pracy – jeśli narzucamy grafiki, dyżury, obowiązek obecności – to sygnał ostrzegawczy. Tego elementu nie „ukryje” żadna klauzula w umowie;
• weryfikację ryzyk BHP i odpowiedzialności – przy pracy zdalnej, hybrydowej, terenowej – zakres obowiązków pracodawcy rośnie. Przypadkowo źle opisany model pracy może generować odpowiedzialność za wypadek, nawet jeśli formalnie nie była to „praca”.

W przypadku powzięcia wątpliwości co do charakteru już realizowanej umowy warto zastosować checklistę zgodności z przepisami – dzięki której, poprzez udzielenie odpowiedzi na poszczególne pytania, możliwe będzie ustalenie, czy zawarta między stronami umowa oraz sposób świadczenia na jej podstawie pracy nie noszą cech stosunku pracy.

Co jeśli wcześniej była już umowa o pracę?

Wyobraźmy sobie przykładową sytuację: pracownik odchodzi z firmy i wraca po kilku miesiącach, ale strony decydują się na zawarcie umowy cywilnoprawnej, na podstawie której dotychczasowy pracownik ma wykonywać podobne obowiązki, używać podobnych narzędzi i świadczyć pracę w tym samym miejscu. Ryzyko? Ogromne. W takim przypadku PIP (lub sąd) patrzy bardzo szczegółowo na ciągłość obowiązków, brak realnej zmiany modelu współpracy, a także na to czy nowe warunki nie stanowią w rzeczywistości o kontynuowaniu przez strony stosunku pracy.

SDO Legal rekomenduje: Pracodawco, jeśli taka sytuacja ma miejsce w Twoim zakładzie pracy – w pierwszej kolejności porównaj dotychczasowe obowiązki pracownika z tymi, które ma realizować na nowej umowie cywilnoprawnej. Jeśli choć część obowiązków wygląda tak samo jak wcześniej – ryzyko uznania umowy za kontynuację stosunku pracy i poniesienia dalszych konsekwencji z tym związanych jest wysoce prawdopodobne.

Dlaczego warto dopełnić ww. czynności?

Podjęcie opisanych wyżej działań (np. zastosowanie odpowiednich checklist, pozwalających na zweryfikowanie faktycznego charakteru współpracy) pozwoli uporządkować procesy, świadomie podjąć decyzję o rodzaju umowy, ocenić ryzyka finansowe i formalne, a nadto udokumentować, że decyzja o zawarciu umowy cywilnoprawnej była przemyślana i oparta na realnej analizie – co ma znaczenie np. przy kontroli PIP.