Staż pracy po nowemu – co się zmieni?

22 maja 2025 r. Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który zakłada zmiany w zakresie ustalania stażu pracy. Jeśli ustawa zostanie uchwalona, już od początku 2026 roku do stażu pracy będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na umowie o pracę, ale także prowadzenie działalności gospodarczej i praca na umowach cywilnoprawnych (np. zlecenie).

Projektowana zmiana to odpowiedź na to, jak bardzo zmienił się polski rynek pracy w ostatnich latach. Coraz więcej osób nie pracuje już tylko na „tradycyjnym” etacie. Popularne stały się różne formy współpracy: samozatrudnienie, umowy cywilnoprawne czy kontrakty menedżerskie. Nowe przepisy mają sprawić, że taki staż zawodowy będzie miał realne znaczenie także w oczach pracodawcy – na przykład przy ustalaniu uprawnień pracowniczych czy wysokości odprawy.

Nowe podejście do stażu pracy — rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu

Dotychczas do stażu pracy wliczano niemal wyłącznie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Proponowane przepisy przewidują zmianę tego podejścia i wprowadzenie szerokiego katalogu innych okresów, które będą miały wpływ na staż pracy. W praktyce oznacza to, że poza klasyczną umową o pracę, uwzględniane będą:

• okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność;
• okresy wykonywania umowy agencyjnej, wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz okresy pozostawania osobą współpracującą;
• okresy pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych;
• okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• udokumentowany, przebyty za granicą okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.

Włączenie tych form zatrudnienia do ustalania stażu pracy jest znaczącym krokiem w kierunku integracji różnych form współpracy na rynku pracy z prawami pracowniczymi. Oznacza to, że osoby prowadzące działalność gospodarczą czy wykonujące zlecenia na rzecz pracodawcy nie zostaną wykluczone z prawa do przysługujących świadczeń wynikających ze stażu pracy.

Dlaczego to ważne?

Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy wpływa bezpośrednio na uprawnienia pracownicze:

• urlop wypoczynkowy – wymiar urlopu będzie obliczany na podstawie całego udokumentowanego stażu, niezależnie od formy zatrudnienia,
• okres wypowiedzenia – zsumowany staż może skutkować wydłużeniem tego okresu u danego pracodawcy,
• świadczenia jubileuszowe i inne dodatki uzależnione od stażu pracy będą przysługiwać także tym, którzy wykonywali pracę w ramach B2B czy umów zlecenia, o ile spełnione zostały przesłanki prawne.

To oznacza realne wzmocnienie pozycji pracowników, zwłaszcza tych, którzy do tej pory mieli trudności z wykazaniem ciągłości i długości swojego stażu z powodu różnorodnych form zatrudnienia.

Praktyczne wyzwania dla pracodawców i działów HR

Wprowadzenie nowych zasad ustalania stażu pracy będzie wymagać od pracodawców i działów HR znaczących działań adaptacyjnych:

• Analiza i weryfikacja dokumentacji — konieczne będzie gromadzenie oraz weryfikacja dokumentów potwierdzających okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz okresy zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych z opłacanymi składkami,
• Aktualizacja systemów kadrowo-płacowych — systemy do naliczania wynagrodzeń i świadczeń będą musiały zostać dostosowane do nowych zasad,
• Szkolenia i informowanie pracowników — by prawidłowo wdrożyć zmiany i uniknąć sporów, warto przeprowadzić szkolenia dla zespołów HR oraz transparentnie komunikować pracownikom nowe regulacje,
• Kontrola zgodności z przepisami — wdrożenie nowych zasad wymaga starannej analizy prawnej, aby nie dopuścić do błędów, które mogą skutkować sporami sądowymi.

Dla działów HR to również okazja do zbudowania bardziej elastycznego i sprawiedliwego systemu zarządzania kapitałem ludzkim, który lepiej odzwierciedla nowoczesne formy zatrudnienia.

Na co trzeba zwrócić uwagę?

Projekt ustawy wskazuje wyraźnie, że do stażu pracy będą wliczane jedynie te okresy, w których były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne. W praktyce oznacza to, że same okresy wykonywania pracy, bez pokrycia w opłatach składkowych, nie będą brane pod uwagę.
Dodatkowo, w przypadku umów o dzieło konieczne będzie wykazanie, że praca miała charakter ciągły i zorganizowany, co może rodzić trudności dowodowe.
Warto też pamiętać, że ustalenie stażu pracy będzie miało kluczowe znaczenie w sporach sądowych dotyczących praw pracowniczych, co stawia przed pracodawcami obowiązek rzetelnego dokumentowania wszystkich okresów zatrudnienia i współpracy.