Staż pracy na nowych zasadach – rewolucja w rozliczaniu doświadczenia zawodowego

Nowy rok przyniesie jedną z najważniejszych zmian w Kodeksie pracy ostatnich lat. Od 1 stycznia 2026 r. zacznie obowiązywać ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Jej skutki odczuje niemal każdy pracodawca i bardzo wielu pracowników.

Rewolucja w rozumieniu stażu pracy

Nowelizacja wprowadza nową definicję okresu zatrudnienia. Od 2026 roku do stażu pracy będą wliczane nie tylko tradycyjne okresy zatrudnienia na etacie, ale także m.in.:

• okresy prowadzenia działalności gospodarczej,
• okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność (tzw. osoba współpracująca),
• okresy wykonywania umów zlecenia, świadczenia usług czy umowy agencyjnej,
• czas zawieszenia działalności gospodarczej w celu opieki nad dzieckiem,
• udokumentowane okresy wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą,
• okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych.

Zmiana obejmuje zarówno bieżące, jak i przeszłe okresy aktywności zawodowej, co oznacza, że np. lata spędzone na samozatrudnieniu lub na umowie zlecenia sprzed wielu lat również zostaną zaliczone do stażu pracy.

Cel nowelizacji – wyrównanie szans

Jak wskazuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, intencją ustawodawcy jest zrównanie sytuacji osób wykonujących pracę w różnych formach prawnych. Do tej pory pracownik, który przez lata prowadził działalność lub pracował na zleceniu, po przejściu na etat był traktowany tak, jakby dopiero rozpoczynał karierę zawodową. Od 2026 r. nierówność ta zostanie zlikwidowana.

Co się zmieni w praktyce?

Dla pracowników omawiana zmiana oznacza m.in. szybsze nabywanie uprawnień pracowniczych zależnych od stażu pracy, takich jak:

• wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego (26 dni po 10 latach stażu),
• prawo do dodatków stażowych i nagród jubileuszowych,
• krótsze okresy próbne, dłuższe okresy wypowiedzenia,
• prawo do wyższych odpraw.

Dla pracodawców zmiany oznaczają natomiast konieczność ponownego ustalenia stażu pracy wszystkich zatrudnionych – po dostarczeniu przez nich odpowiednich dokumentów.

Jak dokumentować nowe okresy?

Podstawowym dowodem będzie zaświadczenie z ZUS potwierdzające okresy opłacania składek z tytułu prowadzenia działalności, świadczenia pracy na podstawie umowy zlecenia lub umowy o współpracy.

Jeśli jednak składki nie były odprowadzane (np. w przypadku studentów do 26. roku życia), okres można będzie potwierdzić innymi dokumentami – umową, rachunkami, zaświadczeniem od zleceniodawcy czy też dokumentami podatkowymi.

Wnioski o wydanie zaświadczenia będą składane do ZUS elektronicznie poprzez profil informacyjny w systemie ZUS.

Kluczowe terminy

Ustawa wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r., jednak z pewnym zróżnicowaniem:

• dla pracodawców z sektora finansów publicznych – od 1 stycznia 2026 r.,
• dla pozostałych pracodawców – od 1 maja 2026 r. (czyli po 6 miesiącach od ogłoszenia ustawy).

Przykład praktyczny

Pani Elwira od 2022 r. pracuje w firmie IT. Wcześniej przez 3 lata była na umowie zleceniu i przez 4 lata prowadziła działalność gospodarczą. Od 1 maja 2026 r. jej staż pracy ulegnie zwiększeniu o 7 lat – zyska więc prawo do dłuższego urlopu i innych świadczeń zależnych od stażu. Nie będzie jednak mogła domagać się wyrównania za okres sprzed wejścia w życie nowych przepisów.