Nowelizacja Kodeksu pracy i nowe zasady naliczania stażu pracy. Jakie zmiany zostaną wprowadzone?

Od 1 stycznia 2026 r. planowane jest wejście w życie nowelizacji Kodeksu pracy, która wprowadzi nową definicję okresu zatrudnienia oraz fundamentalne zmiany w sposobie naliczania stażu pracy. Nowe zasady będą miały wpływ na uprawnienia pracownicze, w szczególności na wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe oraz inne świadczenia uzależnione od długości czasu zatrudnienia.

Wprowadzenie nowych przepisów będzie wiązało się z koniecznością ponownego przeliczenia stażu pracy wielu pracowników, często w oparciu o dokumentację, która dotychczas nie była uwzględniana w aktach osobowych. Zmiany te mogą również skutkować wzrostem kosztów pracy oraz wymagać aktualizacji obowiązujących regulaminów i procedur wewnętrznych.

Zgodnie z założeniami nowelizacji, do stażu pracy nie będzie zaliczane wyłącznie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również będą wliczane inne formy aktywności zawodowej takie jak:

• wykonywanie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dot. zlecenia;
• wykonywanie umowy agencyjnej;
• współpraca z osobą wykonującą umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną;
• członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych lub spółdzielniach kółek rolniczych;
• udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą u pracodawcy zagranicznego (również nieetatowe, jeśli spełnione są warunki dowodowe).

Należy pamiętać, iż w celu uwzględnienia tych okresów konieczne będzie ich udokumentowanie za pomocą zaświadczenia ZUS, potwierdzenia opłacania składek lub innym dokumentem urzędowym.

Jeżeli któraś z powyższych aktywności zawodowych była wykonywana dla obecnego pracodawcy, to okres aktywności zostanie zaliczony do stażu zakładowego u tego pracodawcy.

Do okresu zatrudnienia będzie również wliczany okres:

• w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą skorzystała z tzw. „ulgi na start”,
• zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracownik będzie miał 2 lata na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia. W przypadku pracodawców niebędących jednostką sektora finansów publicznych okres zacznie bieg pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia nowego brzmienia ustawy. Po upływie okresu 2 lat pracownik straci możliwość uzyskania przeliczenia okresu zatrudnienia.

Oznacza to, że pracownicy nie będą mieli roszczenia o uzupełnienie uprawnień przysługujących im przed wejściem w życie ustawy, jednakże zaliczeniu do stażu pracy będą podlegać wszystkie udowodnione okresy, zarówno te przed, jak i po wejściu w życie ustawy.

Warto mieć również na uwadze, że do umów o pracę trwających w dniu wejścia nowelizacji, które przed tym dniem zostały wypowiedziane, zastosowanie będą mieć przepisy dotychczasowe.

Jakie konsekwencje mogą wynikać z konieczności przeliczenia stażu pracy pracowników?

• Pracownicy mogą zyskać prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, np. 26 dni zamiast 20. Zwiększenie wymiaru urlopu wiąże się z bezpośrednim kosztem dla pracodawcy.
• Wzrost liczby uprawnionych do dodatków stażowych lub nagród jubileuszowych itp.
• Ryzyko konieczności wypłaty zaległych dodatków stażowych lub nagród jubileuszowych, jeśli pracownicy osiągną wymagany staż po uwzględnieniu nowych okresów.
• Wzmożone kontrole ze strony PIP i ZUS. Pracodawcy będą musieli się liczyć z zwiększonym zainteresowaniem w zakresie zgodności dokumentacji pracowniczej.

Co warto zrobić, aby przygotować się na wprowadzane zmiany?

1. Zidentyfikować pracowników, których staż pracy może ulec zmianie,
2. Przeanalizować i w razie potrzeby zaktualizować obowiązujące w firmie regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, polityki urlopowe oraz zasady przyznawania dodatków stażowych,
3. Zweryfikować stosowane systemy kadrowo-płacowych, które umożliwiają rejestrację nowych typów okresów zaliczanych do stażu pracy,
4. Ustalić procedury przyjmowania i weryfikowania dokumentacji od pracowników oraz poinformować pracowników o możliwości złożenia wniosków o przeliczenie stażu pracy od 2026 r.,
5. Przygotować informacje dla pracowników wraz z wskazaniem dokumentów akceptowanych jako potwierdzenie wykonywania pracy w innej formie niż na podstawie umowy o pracę.

SDO Legal rekomenduje:

1. Przeprowadzenie szkolenia pracowników działów HR oraz przełożonych odpowiedzialnych za zarządzanie czasem pracy i urlopami. Warto wyznaczyć konkretnych pracowników odpowiedzialnych za wdrażanie zmian w struktury firmy.
2. Zaktualizowanie dokumentacji kadrowej w zakresie ustalania stażu pracy zgodnie z wprowadzanymi zmianami, np. teczek osobowych lub systemów kadrowo-płacowych.
3. Ustalenie jasnej procedury liczenia stażu pracy, w tym odbierania dokumentów od pracowników.
4. W przypadku korzystania z zewnętrznego oprogramowania HR, rekomendujemy skontaktowanie się z dostawcą w sprawie zapoznania się z możliwościami aktualizacji programu.

Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie naliczania stażu pracy to zmiana długo oczekiwana przez środowiska pracownicze, która stanowi wyzwanie organizacyjne dla pracodawców i działów HR. Odpowiednie przygotowanie się do wdrożenia nowych przepisów pozwoli na sprawne wprowadzenie zmian w systemach kadrowo-płacowych w celu prawidłowego naliczania stażu pracy i związanych z tym świadczeń.