Nowe zasady doliczania okresów pracy do stażu – wyzwania dla pracodawców

W jednym z naszych wcześniejszych artykułów omawialiśmy planowane zmiany dotyczące doliczania okresów pracy do stażu pracowniczego. Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy wprowadzony zostanie obowiązek uwzględniania przez pracodawcę okresów zatrudnienia lub wykonywania działalności zarobkowej na podstawie umów cywilnoprawnych lub prowadzenia działalności gospodarczej. Pracodawca będzie uwzględniał powyższe okresy zatrudnienia na podstawie zaświadczeń wydawanych przez ZUS na wniosek pracownika.

W przypadku działalności gospodarczej lub umów zlecenia zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych proces ten nie powinien stanowić większego problemu, natomiast kwestia będzie bardziej skomplikowana przy wykonywaniu zlecenia podczas studiów albo sprzed 1999 r., jak również pracy zarobkowej wykonywanej za granicą. W takich okolicznościach ZUS nie wystawi zaświadczenia.

Dla pracodawcy oznacza to konieczność dokładnej weryfikacji dokumentacji i ustalenia, które okresy można doliczyć do okresu zatrudnienia.

Uczeń lub student, który nie ukończył 26. roku życia, nie figuruje w systemie ZUS z tytułu umowy zlecenia. W związku z tym, gdy pracownik będzie chciał doliczyć ten czas do stażu pracy, będzie musiał udowodnić jego faktyczne wykonywanie w inny sposób. Ciężar dowodu spoczywać będzie na pracowniku, który musi wykazać, że rzeczywiście realizował taką umowę zlecenia podczas nauki. Przepisy nie precyzują, w jaki sposób można udokumentować ten czas. W praktyce pracownik może przedstawić np. umowę zlecenia, wystawiane do niej rachunki lub oświadczenie od byłego zleceniodawcy. Trzeba jednak mieć na uwadze, że były zleceniodawca nie jest zobowiązany do wydawania takich oświadczeń, a niekiedy może już nie istnieć. Nawet jeśli pracownik zdobędzie dokumentację, pracodawca nadal może uznać ją za niewiarygodną.

Z podobnymi trudnościami spotka się osoba, która będzie chciała doliczyć do okresu zatrudnienia czas wykonywania umów zlecenia sprzed 1999 r., gdyż dopiero w 1999 r. utworzono indywidualne konta ubezpieczonych w ZUS, na których rejestrowane są m.in. informacje dot. okresów podlegania ubezpieczeniom. W związku z tym pracownik będzie musiał samodzielnie przedstawić dokumenty potwierdzające wykonywanie zleceń w latach 90. lub wcześniej. Z uwagi na upływ czasu może to być jeszcze trudniejsze niż udowodnienie pracy w trakcie studiów.

Udokumentowanie pracy za granicą na podstawie umowy innej niż umowa o pracę

Udowodnienie okresów pracy wykonywanej na innej podstawie niż stosunek pracy, zwłaszcza za granicą, może okazać się bardzo trudne. Obecne przepisy nie precyzują, w jaki sposób taki czas należy dokumentować. W uzasadnieniu do nowelizacji Kodeksu pracy wskazano, że „nie jest zasadne wskazanie konkretnego rodzaju działalności, ze względu na fakt, iż wykonywanie pracy w innych krajach może przybierać różne formy i nazwy”.

Można przyjąć, że odnosi się to do form odpowiadających umowom o świadczenie usług lub prowadzeniu działalności gospodarczej. Warto podkreślić, że przepisy nie wymagają, aby okresy te były objęte obowiązkiem ubezpieczeń społecznych w kraju, w którym praca była wykonywana. Pracodawca zalicza te okresy na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. W treści projektu nowelizacji nie wskazano ograniczeń co do rodzaju dokumentów, może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób poświadcza okres pracy u pracodawcy za granicą w innej formie niż stosunek pracy, np. dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych (zagranicznych odpowiedników ZUS), urzędów podatkowych lub zaświadczenia wydane bezpośrednio przez zagranicznego pracodawcę.

SDO Legal rekomenduje: Warto opracować wewnętrzne procedury dotyczące dokumentowania i weryfikowania okresów pracy wykonywanej na innych podstawach niż umowa o pracę, w tym pracy za granicą. W procedurach można wskazać dokumenty potwierdzające zagraniczne okresy pracy, np. zaświadczenia od pracodawców, urzędów podatkowych lub instytucji ubezpieczeniowych. Przejrzysta komunikacja z pracownikami w zakresie wymagań oraz sposobów dokumentowania okresów pracy ułatwi pracownikom przygotowanie niezbędnych dokumentów, a pracodawcom umożliwi ich sprawną weryfikację.