Funkcjonowanie rad nadzorczych wobec nowelizacji Kodeksu Spółek Handlowych

13 października 2022 r. wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych. Nowe przepisy w istotny sposób wpłyną na funkcjonowanie grup spółek oraz zasady kontroli i nadzoru nad spółkami prawa handlowego. W jaki sposób będą funkcjonować rady nadzorcze po 13 października 2022 r., kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać?

Sprawozdawczość rady nadzorczej

Nowelizacja KSH wprowadza dodatkowe obowiązki rad nadzorczych spółek kapitałowych w zakresie sprawozdawczości. Zmiany te zostały wprowadzone w art. 219 § 3, art. 300(69) § 3 oraz art. 382 § 3 i odnoszą się do obowiązku sporządzania i przedstawiania corocznego sprawozdania z działalności rad nadzorczych. W przypadku spółki akcyjnej wskazano dodatkowo zakres takiego sprawozdania, które zawierać powinno m.in. wyniki ocen sprawozdań oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, ocenę sytuacji spółki, ocenę realizacji przez zarząd obowiązków informacyjnych względem rady nadzorczej. Zmianę tą należy ocenić pozytywnie, gdyż sprawozdanie takie może być źródłem informacji o pracy rady nadzorcze i podstawą jej oceny.

Prawo rady nadzorczej do żądania sporządzenia lub przekazania informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień

W ślad za dodatkowymi obowiązkami rad nadzorczych nadano im dodatkowe uprawnienia zapewniające skuteczniejsze sprawowanie nadzoru. Rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki, żądając przy tym:

• od zarządu i prokurentów,
• osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze,

sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Rozszerzony został zatem krąg podmiotów zobowiązanych do współpracy z radą nadzorczą, o często kluczowe osoby w zarządzaniu spółką, a nie będące członkami zarządu lub pracownikami. Żądane informacje powinny być przekazywane radzie nadzorczej w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania.

Obowiązek uczestnictwa biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej

Znowelizowane przepisy nakładają również dodatkowe obowiązki na biegłych rewidentów badających sprawozdanie finansowe spółki. Dotyczy to sytuacji, w których sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu. W takim przypadku rada nadzorcza zobowiązana jest, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem jest ocena sprawozdania finansowego spółki, sprawozdanie zarządu z działalności oraz ocena wniosku zarządu dotycząca podziału zysku albo pokrycia straty.

Uczestnictwo biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej powinno być zapewnione przez spółkę, a zatem powinno być również uwzględnione w umowie z biegłym na badanie sprawozdania finansowego. W trakcie posiedzenia rady nadzorczej biegły rewident zobowiązany jest przedstawić sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

Zmiana ta pozwoli członkom rady nadzorczej poznać ocenę biegłego z bezpośredniej informacji przekazanej na posiedzeniu, a nie wyłącznie z krótkiej opinii przedstawianej przez biegłych, która bardzo często zawiera minimalny, ustandaryzowany zakres informacji.

Doradca rady nadzorczej

Pozytywnie należy ocenić również wyposażenie rad nadzorczych spółek kapitałowych w uprawnienie do samodzielnego (to jest z pominięciem zarządu) wyboru konkretnego podmiotu zewnętrznego, posiadającego wiedzę fachową i kwalifikacje, celem przygotowania określonych analiz oraz opinii. W umowie między spółką a doradcą spółkę reprezentuje rada nadzorcza, a zarząd zobowiązany jest do zapewnienia doradcy dostępu do dokumentów i udzielenia mu żądanych informacji. Doradca rady nadzorczej zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki, który to obowiązek nie jest ograniczony w czasie.

W przypadku prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej przewidziano, że rada nadzorcza może zdecydować o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy, chyba że mogłoby to wyrządzić szkodę spółce, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Uprawnienie rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą może zostać wyłączone lub ograniczone w umowie lub statucie spółki w szczególności poprzez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego.

Określenie zasad funkcjonowania komitetów rady nadzorczej oraz zasad delegowania członków rady nadzorczej do samodzielnego pełnienia czynności nadzorczych

Zmiany w kompetencjach rad nadzorczych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych polegają również na wprowadzeniu instytucji doraźnych lub stałych komitetów rady nadzorczej. W przepisach określono zasady tworzenia stałych i doraźnych komitetów rady nadzorczej (członkami komitetów mogą być wyłącznie członkowie rady nadzorczej), wpływ ich utworzenia na odpowiedzialność całej rady nadzorczej (członkowie rady nadzorczej nie są zwolnieni z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru) oraz kompetencje przysługujące komitetom rady nadzorczej (możliwość żądania dokumentów, informacji o spółce od zarządu, prokurentów, pracowników i osób stale współpracujących ze spółką).

W przypadku spółki akcyjnej istnieje możliwość delegowani konkretnego członka rady do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych, z których, analogicznie jak doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, zobowiązany jest raz na kwartał udzielać informacji radzie nadzorczej o podejmowanych czynnościach nadzorczych oraz ich wynikach.

Zasady zwoływania i prowadzenia posiedzeń rad nadzorczych

Nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych uzupełnia lukę w określeniu zasad zwoływania i prowadzenia prac podczas posiedzeń rad nadzorczych, nadając w tym zakresie szczególne uprawnienia przewodniczącemu rady nadzorczej.

Określono:

• zakres informacji, które powinny znajdować się w zaproszeniu na posiedzenie,
• krąg podmiotów uprawnionych do żądania zwołania posiedzenia rady nadzorczej,
• zasady odbywania posiedzeń bez formalnego zwołania,
• zasady sporządzania protokołów (odwołując się do zasad protokołowania uchwał zarządu), jak również
• minimalną częstotliwość posiedzeń.

Obowiązki członków organów

Zarówno członkowie zarządu, jak i rady nadzorczej powinni przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Członek tych organów nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu.

Wyłączono natomiast ich odpowiedzialność za naruszenie obowiązku dołożenia należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działali w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.