Due Diligence procedur gospodarczych i operacyjnych

Klient – jeden z wiodących podmiotów branży sprzedaży, serwisu i naprawy specjalistycznych pojazdów transportowych w Polsce – zwrócił się do SDO Legal o weryfikację obowiązujących w Spółce procedur handlowych, systemów ewidencjonowania dokumentacji oraz o ocenę prawidłowości nawiązywania relacji handlowych, w tym zawierania umów.

Celem przeprowadzonych czynności audytowych było zapewnienie Spółce jak najkorzystniejszych, pod kątem prawnym i faktycznym, rozwiązań w zakresie zawierania przez Spółkę umów cywilnoprawnych, charakterystycznych prowadzonej przez Spółkę działalności. Obejmowało to zaproponowanie zabezpieczających interesy Spółki zapisów umownych oraz proceduralnych. Istotnym elementem audytu było także wskazanie Spółce ryzyk związanych z niedochowywaniem określonych wymogów w stosunkach z kontrahentami, w szczególności w kontekście niewykonywania lub nienależytego wykonywania umowy przez którąkolwiek ze stron umowy, czy braku płatności lub opóźnień w płatnościach ze strony kontrahenta. Doniosłe znaczenie należy także przypisać kwestii wskazania Spółce odpowiedniej ścieżki w zakresie korzystnych kroków biznesowych w stosunkach z kontrahentami, przy jednoczesnym zachowaniu przez Spółkę znaczącej pozycji na rynku oraz zaproponowanie takich rozwiązań prawnych, które ujednolicą i usprawnią stosowane w Spółce praktyki i zapewnią jak najefektywniejszy i najprostszy sposób osiągnięcia zamierzonych przez Spółkę celów gospodarczych.

Przy realizacji audytu Kancelaria SDO Legal wyznaczyła dwie wartości nadrzędne: zgodność z prawem oraz bezpieczeństwo obrotu.

Zakres audytu

Zakres badania obejmował kwestie związane z funkcjonowaniem Spółki w relacjach gospodarczych, w tym nawiązywanie stosunków handlowych oraz prawidłowość ich ewidencjonowania – wraz z zapewnieniem rozwiązań zaradczych – z uwzględnieniem charakterystycznej specyfiki rynku działalności. Audyt objął m.in. następujące kwestie:

• weryfikacja środowiska i uwarunkowań umów – analiza dotychczasowych doświadczeń i ryzyk, w tym dotyczących kompletności oraz prawidłowości umów i reprezentacji przy ich zawieraniu;
• archiwizacja i uporządkowanie umów, załączników oraz pełnomocnictw; (zarówno w wersji ‘twardej’ jak i elektronicznej);
• stworzenie centralnej bazy umów oraz pełnomocnictw – wykazów;
• przygotowanie procedur / instrukcji obiegu dokumentów;
• przygotowanie Ogólnych Warunków Dostaw / Ogólnych Warunków Sprzedaży;
• przygotowanie wzorów pełnomocnictw szczególnych / rodzajowych / ogólnych;
• przygotowanie procedur / instrukcji dotyczących udzielania pełnomocnictw, a także zawierania umów dla przedstawicieli handlowych i stosowania OWD/OWS;
• zapewnienie zgodności procedur i dokumentów z RODO i polityką bezpieczeństwa;
• przygotowanie raportu z analizy i rekomendacją działań naprawczych / uzupełniających braki;
• przygotowanie Spółki do przeszkolenia pracowników w zakresie jw., celem wdrożenia procedur;

Wynik audytu

W toku audytu stwierdzono nieprawidłowości zarówno w obszarze nawiązywania relacji umownych jak i ich późniejszego ewidencjonowania. Po weryfikacji kluczowych problemów:

• podkreślono doniosłość prawidłowego sposobu reprezentacji podmiotu (zarówno ze strony Spółki jak i kontrahenta) przy zawieraniu umów;
• opracowano nowe wzory dokumentów wewnętrznych Spółki oraz wzorów umów, co spowodowało znaczne uproszczenie procedur oraz umów;
• stworzono jednolite i intuicyjne systemy ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów.

Efekty audytu przyczyniły się do zapewnienia Spółce łatwiejszego nawiązywania relacji gospodarczych, przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z prawem oraz bezpieczeństwa Spółki w obrocie. Przygotowane rozwiązania umożliwiły Spółce pełną kontrolę nad ewidencjonowaniem kontraktów, albowiem:

Jak realizujemy badania typu due diligence?

Dokonując badania stanu prawnego i faktycznego podmiotu objętego audytem, przedstawiamy w zakresie każdego z badanych obszarów, ustalony w sposób szczegółowy, stan faktyczny oraz będące jego następstwem wnioski prawne. Ponadto, wskazujemy nie tylko na wynikające z w/w badania nieprawidłowości, ale także szeroko omawiamy plan naprawczy dla każdej ze stwierdzonych nieprawidłowości oraz prezentujemy rozwiązania pomagające wyeliminować tego typu lub podobne błędy w przyszłości, a także usprawnić działalność w zakresie analizowanych obszarów. Klient ma wówczas możliwość podejmowania dalszych decyzji biznesowych w oparciu o przygotowane przez SDO Legal gotowe rozwiązania, minimalizujące ryzyka związane z jego dotychczasowymi działaniami.