Czy każda umowa zlecenia wlicza się do stażu pracy? Ministerstwo rozwiewa wątpliwości

Nowe przepisy dotyczące wliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy wywołują wiele wątpliwości u pracodawców. Jednym z najczęstszych problemów jest ustalenie, czy do stażu pracy należy zaliczyć cały okres obowiązywania umowy zlecenia, nawet wtedy, gdy zleceniobiorca przez część czasu faktycznie nie wykonywał żadnych czynności i nie otrzymywał wynagrodzenia.

Wątpliwości te zostały wyjaśnione przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w interpretacji dotyczącej stosowania art. 302¹ k.p.

Kluczowe znaczenie ma faktyczne wykonywanie zlecenia

Ministerstwo wskazało jednoznacznie, że samo zawarcie umowy zlecenia nie jest wystarczające do zaliczenia całego okresu jej obowiązywania do stażu pracy.

Zgodnie z art. 302¹ § 2 pkt 1 k.p. do okresu zatrudnienia wlicza się wyłącznie okres wykonywania umowy zlecenia, pod warunkiem, że dana osoba podlegała z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Oznacza to, że decydujące znaczenie ma rzeczywiste wykonywanie pracy, nie zaś wyłącznie formalne pozostawanie stron w stosunku cywilnoprawnym.

W praktyce oznacza to, że jeżeli zleceniobiorca przez część obowiązywania umowy nie świadczył usług i nie otrzymywał wynagrodzenia to okres ten co do zasady nie powinien być uwzględniany przy ustalaniu stażu pracy.

Przykład, który może dotyczyć wielu firm

Załóżmy, że umowa zlecenia została zawarta od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r., jednak w lipcu i sierpniu zleceniobiorca nie wykonywał żadnych czynności i nie otrzymał wynagrodzenia.

W takiej sytuacji, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa, do stażu pracy powinny zostać zaliczone wyłącznie okresy faktycznego wykonywania zlecenia, czyli od stycznia do czerwca oraz od września do grudnia. Sam fakt dalszego formalnego obowiązywania umowy nie przesądza jeszcze o możliwości zaliczenia całego okresu do stażu pracy.

Co z osobami niepodlegającymi ZUS?

Ministerstwo przypomniało również, że do stażu pracy mogą być wliczane także okresy wykonywania umowy zlecenia przez osoby, które nie podlegały obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym na podstawie przepisów szczególnych – przykładowo studentów do ukończenia 26. roku życia. W takim przypadku kluczowe pozostaje jednak udowodnienie faktycznego wykonywania umowy.

Co istotne – ZUS będzie potwierdzał wyłącznie okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym. Natomiast w odniesieniu do okresów nieoskładkowanych ciężar dowodu będzie spoczywał na pracowniku.

Dla działów HR oznacza to konieczność dokładniejszej weryfikacji dokumentów przedstawianych przez pracowników. W szczególności warto zwracać uwagę nie tylko na samą umowę zlecenia, ale również na dowody jej rzeczywistego wykonywania, np. rachunki, potwierdzenia wypłat czy ewidencję wykonywanych czynności.

W praktyce może to mieć wpływ m.in. na ustalanie uprawnień urlopowych, dodatków stażowych czy innych świadczeń zależnych od okresu zatrudnienia.

SDO Legal rekomenduje: Pracodawco – już dziś przygotuj wewnętrzne procedury dotyczące weryfikacji okresów pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych. Warto również ujednolicić wymagania dokumentacyjne wobec pracowników przedstawiających wcześniejsze okresy współpracy na podstawie zleceń. Pozwoli to ograniczyć ryzyko sporów oraz zapewnić spójne podejście. Szczególną ostrożność należy zachować w sytuacjach, gdy umowa formalnie trwała, ale współpraca była okresowo zawieszona albo nie dochodziło do faktycznego wykonywania usług.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia przy wdrażaniu nowych zasad ustalania stażu pracy, przygotowania procedur HR lub oceny dokumentacji pracowniczej – zapraszamy do współpracy. Wspieramy pracodawców w bezpiecznym wdrażaniu zmian w prawie pracy oraz ich prawidłowym stosowaniu.