Nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców – odpowiadamy na najczęstsze pytania

Nowelizacja prawa dotyczącego zatrudnienia cudzoziemców obowiązuje już od blisko miesiąca. W tym czasie pracodawcy zdołali już zmierzyć się z praktycznymi problemami związanymi z nowymi regulacjami. Poniżej odpowiadamy na najczęstsze pytania nurtujące przedsiębiorców.

1. Czy pracodawca musi informować cudzoziemców o możliwości wstępowania do związków zawodowych nawet wtedy, gdy nie działa u niego żadna organizacja związkowa?

Tak. Obowiązek, o którym mowa w art. 5 ust. 4 ustawy o dopuszczalności pracy cudzoziemcom na terytorium RP, spoczywa na pracodawcy niezależnie od tego, czy w danym zakładzie pracy funkcjonują związki zawodowe, czy też nie. Pracownik musi zostać poinformowany o wszystkich przysługujących mu prawach, w tym prawie do wstępowania do związków zawodowych. Mimo, że w danym momencie w zakładzie pracy związki zawodowe nie funkcjonują, nie oznacza to, iż pracownik nie może zainicjować ich powstania bądź skorzystać z możliwości wstąpienia w przypadku ich powstania w późniejszym czasie.

2. Czy pracodawca musi informować cudzoziemców o tym, jakie konkretnie organizacje związkowe działają u pracodawcy?

Nie. Przepis nie przewiduje takiego wymogu – pracodawca musi wyłącznie poinformować o prawie wstępowania do organizacji tego typu.

3. Czy o wstępowaniu do związków zawodowych informujemy wszystkich cudzoziemców, czy tylko tych zatrudnionych od 1 czerwca 2025 r.?

Obowiązek dotyczy pracowników zatrudnianych po wejściu w życie ustawy, tj. od 1 czerwca 2025 r. Obowiązek informowania cudzoziemców o prawie wstępowania do związków zawodowych nie obejmuje cudzoziemców zatrudnionych przed wejściem w życie ustawy.

4. Czy pracodawcy muszą udzielić nowe, elektroniczne pełnomocnictwa swoim służbom kadrowym aby mogły składać dokumenty i wnioski w systemie praca.gov.pl?

Zgodnie art. 72 ust. 8 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemców na terytorium RP, który stanowi, że wnioski, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, dokumenty i pisma oraz cyfrowe odwzorowania dokumentów dołączane w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.  Z przywołanego wyżej przepisu wynika, że dokumenty (w tym ich cyfrowe odwzorowania – przede wszystkim skany) oraz pisma, składane elektronicznie, są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jeśli jednak pełnomocnik załącza skan dokumentu podpisanego fizycznie przez inną osobę, może go podpisać elektronicznie (np. podpisem zaufanym). W naszej opinii nie oznacza to, że skan podpisanego fizycznie pełnomocnictwa nie jest akceptowalny – przepis wprost wspomina o cyfrowych odwzorowaniach dokumentów, a pod tym pojęciem mieszczą się skany dokumentów papierowych. Nie ma konieczności pozyskiwania nowego pełnomocnictwa podpisywanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

5. Czy przedsiębiorca będący spółką z o.o. musi odprowadzać składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy za członków rady nadzorczej?

Zgodnie z art. 259 ust. 1 pkt 1 lit. i ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, ustalone od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę opłacają pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne za członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Spółka jako płatnik składek na Fundusz Pracy ma więc obowiązek opłacać także składki na Fundusz Solidarnościowy za członków rad nadzorczych.

6. Czy po 1 czerwca 2025 r. dokumenty inne niż umowa o pracę (np. regulaminy, informacje o warunkach zatrudnienia, kary porządkowe) również należy tłumaczyć na język zrozumiały dla cudzoziemca?

Zgodnie z ustawą o języku polskim dokumenty z zakresu prawa pracy powinny być sporządzane co najmniej w wersjach dwujęzycznych. Kontrolę używania języka polskiego we wskazanym powyżej zakresie sprawuje PIP (art. 7b ustawy o języku polskim). Zgodnie z art. 15 ust. 2 tej ustawy, kto na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wbrew obowiązkom wynikającym z ustawy o języku polskim, sporządza umowy lub dokumenty z zakresu prawa pracy wyłącznie w języku obcym, z pominięciem polskiej wersji językowej, podlega karze grzywny.

7. Czy w aktach osobowych cudzoziemców można przechowywać potwierdzenia złożenia wniosku o kartę pobytu czy skan paszportu?

Tak – na podstawie art. 4 ust. 1–6 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom pracodawca ma prawo pozyskiwać i przechowywać kopie dokumentów potwierdzających tożsamość cudzoziemca oraz jego uprawnienie do legalnego pobytu i pracy w Polsce. Dotyczy to również potwierdzeń złożenia wniosków o kartę pobytu, jeśli są one niezbędne do oceny statusu pobytowego i legalności zatrudnienia. Dokumenty te mogą być przechowywane przez cały okres wykonywania pracy oraz przez 2 lata po zakończeniu stosunku pracy.