Początek sezonu urlopowego – co może, co musi, a czego nie może pracodawca?

Z uwagi na zbliżające się długie weekendy i wakacje warto zapoznać się zasadami udzielania urlopów pracownikom. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie dotyczące ustalania urlopów wypoczynkowych, urlopów na żądanie, możliwości kontaktowania się z pracownikiem przebywającym na urlopie, jak również uprawnienia pracodawcy do odwołania pracownika z urlopu.

Ustalanie urlopów

Pracodawca samodzielnie ustala plan urlopów, jak również może zdecydować o odstąpieniu od jego ustalania. W przypadku, gdy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa dla rezygnacji z ustalania planu urlopów wymagana jest jej zgoda. Rezygnując z ustalania planu urlopów pracodawca ustala termin urlopu indywidulanie – po porozumieniu  z pracownikiem.

Pracodawca jest zobowiązany zweryfikować, czy urlopy wypoczynkowe w terminach zaproponowanych przez pracowników nie spowodują zakłóceń w działalności firmy. Jeżeli terminy urlopów będą ze sobą kolidować, wówczas pracodawca powinien dostosować je w taki sposób, aby mimo nieobecności części pracowników zakład pracy prawidłowo funkcjonował przy jak najmniejszych modyfikacjach terminów urlopów wskazanych we wnioskach pracowników. Jeżeli w ocenie pracodawcy przychylenie się do wniosków mogłoby spowodować zakłócenie normalnego i nieprzerwanego toku pracy, nie jest on zobowiązany do ich uwzględnienia.

Bezwzględne zastosowanie się do wniosku urlopowego

Należy jednak mieć na uwadze, że istnieją przesłanki bezwzględnego zastosowania się do wniosku urlopowego pracownika. Taka sytuacja będzie mieć miejsce w przypadku złożenia wniosku przez:

• pracownicę lub pracownika-ojca bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim,
• pracownika, który adoptował dziecko bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego,
• pracownika-ojca bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego,
• pracownika młodocianego uczęszczającego do szkoły (należy mu dzielić urlopu w okresie ferii szkolnych, zarówno tych letnich, jak i zimowych).

Urlop na żądanie

Pozostaje jeszcze kwestia urlopu na żądanie. Pracodawca nie może żądać od pracownika rozplanowania całego bieżącego urlopu wypoczynkowego, gdyż plan urlopów nie obejmuje urlopu na żądanie. Na żądanie pracownika należy udzielić mu czterech dni urlopu w roku kalendarzowym w wskazanym przez niego terminie. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Jednakże samo złożenie wniosku nie jest wystarczające do wykorzystania tego urlopu – niezbędna jest zgoda wyrażona przez pracodawcę.

Odwołanie z urlopu

Pracodawca może w drodze jednostronnej decyzji odwołać pracownika z urlopu, gdy wystąpią szczególne okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu i nieobecność pracownika w pracy spowodowałaby poważne zakłócenia w procesie pracy. Do takich nadzwyczajnych sytuacji zaliczyć można konieczność usunięcia awarii urządzeń, niespodziewaną kontrolę dotyczącą stanowiska pracy.

Odmowa powrotu do pracy oznacza naruszenie pracowniczego obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy i może stanowić naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, co może skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym. Wprawdzie Pracownik obowiązany jest podporządkować się decyzji pracodawcy o odwołaniu go z urlopu, jednakże trzeba mieć świadomość, iż korzystając z urlopu nie ma on obowiązku ciągłego sprawdzania telefonu lub kontroli prywatnej poczty elektronicznej.

Ponadto pracodawca musi mieć na uwadze, iż w takiej sytuacji będzie obowiązany zwrócić pracownikowi część kosztów poniesionych przez niego w związku z odwołaniem go z urlopu. Jeżeli pracownik rozpoczął urlop, ale nie wyjechał jeszcze do docelowego miejsca jego spędzenia, kosztami podlegającymi zwrotowi będą jedynie wydatki związane z przygotowaniem wyjazdu, których nie można już odzyskać, np. niepodlegające zwrotowi opłaty za wczasy lub za bilety lotnicze. Do takich wydatków nie należą natomiast koszty zakupu żywności lub sprzętu turystycznego. Zwrotowi podlegają również wydatki poniesione przez pracownika w związku z zamiarem spędzenia urlopu poza miejscem zamieszkania, ale tylko w części proporcjonalnej do okresu pobytu niewykorzystanego z powodu odwołania Pracownika z urlopu. Do kosztów podlegających zwrotowi wlicza się faktycznie poniesione koszty podróży z miejsca spędzania urlopu i z powrotem. Jeżeli Pracownik w związku z odwołaniem powrócił z urlopu wraz z rodziną kosztami pozostającymi w bezpośrednim związku z odwołaniem będą również wydatki przypadające na członków rodziny.

Zaległy urlop

W odniesieniu do urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, pracownik jest obowiązany wykorzystać go do końca września następnego roku. Termin ten jest dochowany, gdy pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego. Zaległy urlop powinien być wykorzystany w określonym powyżej terminie, niezależnie od tego, czy przyczyny powodujące jego przesunięcie leżą po stronie pracodawcy czy pracownika. Należy zaznaczyć, iż ostateczna decyzja w sprawie udzielenia urlopu zaległego,  tak jak w przypadku urlopu bieżącego, należy do pracodawcy.

Urlopu zaległego możemy udzielić pracownikowi jednostronnie.

SDO Legal rekomenduje: Nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zalecamy zatem, aby monitorować zaległe urlopy pracowników i udzielać ich jednostronnie tak, aby ich rozpoczęcie następowało najpóźniej 30 września.

Urlopy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop za dany rok kalendarzowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u pracodawcy oraz całość urlopu zaległego. Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu, choćby nie było to zgodne z planem urlopów, wcześniejszymi indywidualnymi ustaleniami z pracownikiem lub wnioskiem pracownika.

Święto przypadające w sobotę

W tym roku pracownicy mogą skorzystać między innymi z dłuższego weekendu majowego. Korzystnie dla pracowników święto przypadające na dzień 3 maja przypada w sobotę. Dla pracowników oznacza to, że pracodawca musi zrekompensować im to innym dniem wolnym od pracy. Pracodawca może wskazać konkretną datę, dać pracownikom możliwość wyboru spośród kilku dat lub ustalić dowolnie wybrany przez pracownika dzień. W przypadku jednomiesięcznych okresów rozliczeniowych dzień wolny musi być oddany do końca tego samego miesiąca i może to nastąpić zarówno przed świętem wypadającym w sobotę, jak również po nim.

Należy zaznaczyć, że tak jak w przypadku urlopu wypoczynkowego ostateczna decyzja o przyznaniu urlopu należy do pracodawcy.