ZUS na tropie L4 – nowe przepisy i większa kontrola zwolnień lekarskich

Na rozpatrzenie przez Radę Ministrów oczekuje obecnie projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (nr UD114), który przewiduje modyfikacje m.in.  w zakresie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy czy też w definicji „pracy zarobkowej”. Choć celem ustawy jest szeroka zmiana przepisów ubezpieczeniowych, to właśnie proponowane zmiany w zakresie kontroli zwolnień lekarskich mogą realnie wpłynąć na codzienne działania pracodawców.

Co się zmienia?

Projekt przewiduje doprecyzowanie i ujednolicenie zasad przeprowadzania kontroli zwolnień przez ZUS oraz pracodawców, przy jednoczesnym wzmocnieniu uprawnień instytucji kontrolujących. W szczególności:

• ZUS zyska szerszy dostęp do danych niezbędnych do weryfikacji celowości i prawidłowości wykorzystania L4 (m.in. z systemów medycznych oraz rejestrów publicznych), będzie również uprawniony do skontrolowania osoby pobierającej świadczenie po ustaniu zatrudnienia;
• kontrole mają być bardziej zautomatyzowane i systemowe, co skróci czas reakcji ZUS w przypadku wątpliwości;
• możliwe będzie łączenie pracy z jednego źródła (np. umowa B2B) z pobieraniem zasiłku chorobowego od innego pracodawcy;
• przeprowadzający kontrole będą mogli legitymować pracownika tylko w celu potwierdzenia jego tożsamości, a nadto będą uprawnieni do żądania informacji dot. zwolnienia nie tylko od kontrolowanego, ale również od lekarza prowadzącego jego leczenie i pracodawcy;
• pracodawcy zatrudniający ponad 20 osób będą mogli prowadzić własne kontrole, ale zyskają również uprawnienie do tego, by zwrócić się z prośbą o przeprowadzenie takiej kontroli (z urzędu lub na wniosek) do ZUS;
• pracodawcy zyskają uprawnienie do kontrolowania zwolnień także w okresie, gdy sami wypłacać będą wynagrodzenie chorobowe;
• uporządkowane zostaną przepisy dot. kontroli orzecznictwa lekarskiego – ZUS uprawniony będzie do weryfikowania zwolnień z powodu choroby pracownika, ale również takich, które zostały mu wystawione w związku z opieką nad chorym członkiem rodziny;
• doprecyzowane zostaną zasady współpracy ZUS z pracodawcami w zakresie przekazywania informacji o wynikach kontroli;
• wprowadzony zostanie obowiązek sporządzania protokołu po każdej kontroli (również wtedy, gdy nie wykaże ona nieprawidłowości) oraz możliwość zgłoszenia przez pracownika w terminie 7 dni zastrzeżeń (co może wydłużyć postępowania wyjaśniające i wymagać od pracodawcy większej dbałości o rzetelność procesu kontroli).

Co to oznacza w praktyce?

Zmiany mają na celu ograniczenie nadużywania zwolnień lekarskich oraz poprawę efektywności ich weryfikacji. Dla pracodawców to jednocześnie szansa – na szybszą reakcję w przypadkach oczywistego naruszenia przez pracownika warunków L4, ale również i wyzwanie, ponieważ modyfikacje będą niosły za sobą konieczność lepszego przygotowania wewnętrznych procedur, w tym wprowadzenia jasnych zasad prowadzenia kontroli oraz szybkiego reagowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Rekomendacja SDO Legal:

Choć w mediach spekuluje się, że nowelizacja wejdzie w życie pod koniec 2025 r. lub na początku 2026 r., to pracodawcom zaleca się już teraz przygotować organizacyjnie na nadchodzące zmiany. Warto zaktualizować procedury kontroli zwolnień lekarskich, przeszkolić działy HR w zakresie komunikacji z ZUS i pracownikami oraz zadbać o zgodność działań z RODO. Kluczowe będzie dokumentowanie każdej kontroli w sposób przejrzysty i precyzyjny – szczególnie w sytuacjach potencjalnego sporu. Skuteczna kontrola L4 to dziś nie tylko prawo, ale realne narzędzie ochrony interesów pracodawcy.