Uzupełniający urlop macierzyński – nowe przepisy już obowiązują

Od 19 marca 2025 r. obowiązują przepisy wprowadzające do Kodeksu pracy tzw. uzupełniający urlop macierzyński przysługujący w szczególnych przypadkach rodzicom nowo narodzonych dzieci. Nowe regulacje zapewniają dodatkowy urlop rodzicom dzieci urodzonych przedwcześnie lub wymagających długotrwałej hospitalizacji, rekompensując czas, którego rodzice nie mogli spędzić z dzieckiem w domu tuż po narodzinach.

Komu przysługuje i w jakim wymiarze?

Uzupełniający urlop macierzyński przysługuje pracownikom (matce lub ojcu wychowującemu dziecko) uprawnionym do urlopu macierzyńskiego, w ściśle określonych sytuacjach. Prawo do tego urlopu mają zarówno biologiczni rodzice dziecka, jak i – na analogicznych zasadach – pracownicy, którzy przyjęli dziecko na wychowanie (rodzice adopcyjni lub zastępczy, z wyjątkiem zawodowej rodziny zastępczej).

Warunkiem skorzystania jest, aby dziecko urodziło się przed terminem lub wymagało opieki szpitalnej zaraz po narodzinach. Wymiar dodatkowego urlopu zależy od okoliczności narodzin i długości hospitalizacji dziecka:

• 15 tygodni (maksymalnie) – dla rodziców dzieci urodzonych przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g.
• 8 tygodni (maksymalnie) – dla rodziców dzieci urodzonych po 28. a przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży (tzw. późne wcześniaki), o masie urodzeniowej powyżej 1000 g.
• do 8 tygodni – dla rodziców dzieci urodzonych w terminie (≥37. tydzień ciąży), jeżeli noworodek wymagał hospitalizacji od 5. doby po porodzie do upływu 8. tygodnia życia. W tym przypadku dodatkowy urlop przyznawany jest w wymiarze 1 tygodnia za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w ww. okresie (spełnione muszą być określone warunki minimalnej długości hospitalizacji).

Co ważne, uzupełniający urlop macierzyński można wykorzystać wyłącznie bezpośrednio po podstawowym urlopie macierzyńskim (lub po urlopie na warunkach macierzyńskiego, w przypadku przyjęcia dziecka na wychowanie). Nie podlega on dzieleniu na części ani przesunięciu na inny termin – jeśli pracownik nie skorzysta z niego od razu po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, prawo to przepada.

Za czas trwania uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru (czyli pełne uposażenie, analogicznie jak podczas podstawowego urlopu macierzyńskiego). Po wykorzystaniu urlopu uzupełniającego pracownik może przejść na urlop rodzicielski na zwykłych zasadach – okres rodzicielskiego ulegnie wówczas odpowiedniemu przesunięciu w czasie.

Termin i forma złożenia wniosku

Skorzystanie z nowego urlopu następuje na wniosek pracownika. Wniosek należy złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej, w terminie nie późniejszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z podstawowego urlopu macierzyńskiego (bądź urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego). Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić poprawnie złożony wniosek.

Uwaga: Ustawodawca wprowadził przepisy przejściowe dla rodziców, którzy w dniu wejścia w życie nowych regulacji byli już w trakcie korzystania z urlopu macierzyńskiego. W takich przypadkach dopuszczalne jest złożenie wniosku nawet najpóźniej w ostatnim dniu trwania urlopu macierzyńskiego (jeżeli 21-dniowy termin wyprzedzający już minął). Oznacza to, że osoby kończące podstawowy urlop macierzyński tuż po 19 marca 2025 r. również mogą otrzymać urlop uzupełniający.

Treść i załączniki do wniosku

Wniosek o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego powinien zawierać następujące informacje:

• Dane pracownika – imię i nazwisko wnioskującego pracownika.
• Termin zakończenia urlopu macierzyńskiego – data, kiedy upływa bieżący (podstawowy) urlop macierzyński lub urlop na warunkach macierzyńskiego.
• Okres urlopu uzupełniającego – wskazanie, na jaki okres (ile tygodni, ewentualnie daty od/do) ma zostać udzielony uzupełniający urlop macierzyński.

Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające uprawnienia do urlopu:

• Zaświadczenie ze szpitala – dokument wystawiony przez szpital, zawierający informację o tygodniu ciąży, w którym nastąpiły narodziny dziecka, masie urodzeniowej dziecka oraz okresie pobytu dziecka w szpitalu (daty hospitalizacji).
• Oświadczenie o drugim rodzicu – pisemne oświadczenie pracownika, że drugi z rodziców dziecka nie zamierza korzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego ani z odpowiadającego mu zasiłku macierzyńskiego. Zapobiega to podwójnemu wykorzystaniu tego samego uprawnienia przez oboje rodziców.

Dodatkowo, jeśli o urlop wnioskuje pracownik przyjmujący dziecko na wychowanie (adopcja lub rodzina zastępcza), do wniosku dołącza on także dokumenty potwierdzające fakt i datę przyjęcia dziecka na wychowanie (np. kopię wniosku do sądu o przysposobienie z potwierdzeniem jego złożenia lub odpis orzeczenia sądu o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej). W takim przypadku urlop uzupełniający przysługuje pod warunkiem, że pobyt dziecka w szpitalu miał miejsce już po przyjęciu dziecka na wychowanie.