Problem ze zwrotem sprzętu pracodawcy przez pracownika – jakie możliwości ma pracodawca?

Uchylanie się przez pracownika od zwrotu powierzonego mu sprzętu lub samochodu służbowego po zakończeniu zatrudnienia to poważny problem, który wymaga przemyślanej i konsekwentnej reakcji ze strony pracodawcy. Kluczowe jest odpowiednie udokumentowanie wszelkich działań podejmowanych w celu odzyskania mienia oraz znajomość przysługujących środków prawnych.

Próba kontaktu i wyznaczenie terminu zwrotu

W pierwszej kolejności pracodawca powinien podjąć próbę bezpośredniego kontaktu z pracownikiem w celu uzgodnienia terminu i sposobu zwrotu powierzonego mu mienia. Jeżeli taka forma kontaktu nie przyniesie rezultatu, konieczne będzie formalne wezwanie pracownika do zwrotu sprzętu wraz z wyznaczeniem mu konkretnej daty i miejsca jego zwrotu (np. w siedzibie pracodawcy czy też w miejscu jego zamieszkania). Pracodawca może również umożliwić pracownikowi przekazanie sprzętu za pośrednictwem opłaconego przez niego kuriera/gońca. W praktyce takie wezwania przyjmują formę pisemną i kierowane są do pracownika zazwyczaj przez dział HR pracodawcy lub współpracującą z nim kancelarię prawną. Istotnym jest, by pracodawca dokumentował każdą próbę kontaktu z pracownikiem.

Brak zwrotu mienia służbowego po zakończeniu zatrudnienia – środki prawne

Jeśli mimo przedsięwzięcia ww. działań pracownik nie zwróci powierzonego mu mienia to wówczas pracodawca może:

• złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa – niezwrócenie przez pracownika powierzonego mu mienia, zwłaszcza wartościowego (np. samochodu), może stanowić przywłaszczenie. Pracodawca ma prawo zawiadomić organy ścigania, jednak koniecznym jest, by posiadał dokumentację, potwierdzającą podjęte przez niego próby odzyskania sprzętu (np. wezwania do zwrotu mienia);
• sporządzić i wnieść do sądu pozew o wydanie mienia – pracodawca może wytoczyć przeciwko pracownikowi powództwo o zwrot powierzonego mu mienia. Z uwagi na fakt, iż powierzone pracownikowi mienie pozostaje w związku ze stosunkiem pracy – pozew powinien zostać skierowany do właściwego sądu pracy;
• rozwiązać umowę najmu samochodu służbowego ze skutkiem natychmiastowym – znajdzie zastosowanie, jeśli pracodawca zawarł z pracownikiem tego rodzaju umowę (nie jest to bowiem typowa praktyka – co do zasady mienie powierza się pracownikowi na podstawie umowy powierzenia lub stosownego protokołu). W takiej sytuacji do pracownika powinno zostać skierowane pisemne wezwanie do zwrotnego przekazania pracodawcy samochodu służbowego (który powierzony został mu na podstawie ww. umowy najmu) wraz z określonymi akcesoriami, np. kluczykami, kartą paliwową czy dowodem rejestracyjnym, w którego treści zawarte zostałoby również oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu pracownikowi zawartej z nim umowy najmu ze skutkiem natychmiastowym. Zarówno sam pojazd, jak i przynależności powinny zostać precyzyjnie opisane tak, by nie zachodziły w tym zakresie żadne wątpliwości;
• dochodzić od pracownika roszczeń finansowych, w związku z jego odpowiedzialnością za mienie powierzone mu z obowiązkiem zwrotu – zgodnie z art. 124 k.p. pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, przy czym od odpowiedzialności  tej pracownik może się uwolnić tylko wówczas, gdy wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Oznacza to, że to na pracowniku spoczywa obowiązek wykazania, że dołożył należytej staranności;
• dochodzić zwrotu mienia w drodze egzekucji komorniczej – jeśli sprawa została już skierowana na drogę postępowania sądowego i pracodawca uzyskał korzystny dla siebie wyrok, a pracownik nadal odmawia zwrotu mienia to wówczas pracodawca może skierować sprawę do komornika, co będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami po stronie pracownika, m.in. sądowymi i egzekucyjnymi.

Rekomendacja SDO Legal:

W przypadku problemów ze zwrotem sprzętu służbowego należy działać niezwłocznie – wyznaczyć termin, zadbać o pisemną dokumentację i w razie potrzeby skorzystać z dostępnych środków prawnych. Sprawne zarządzanie tym procesem to mniejsze straty po stronie pracodawcy.