Nadpłacone wynagrodzenie pracownika – czy jest szansa na odzyskanie środków?

W praktyce często dochodzi do sytuacji, w której pracodawca przez pomyłkę wypłaca pracownikowi wynagrodzenie wyższe niż należne. Nadpłata wynagrodzenia może wynikać z błędów księgowych, niewłaściwego naliczenia premii, dodatków lub wynagrodzenia za czas nieobecności pracownika w pracy. Poniżej przedstawiamy możliwości odzyskania nienależnie wypłaconego wynagrodzenia.

Pracodawca może dokonać jednostronnych potrąceń z wynagrodzenia pracownika wyłącznie w przypadkach enumeratywnie wymienionych w przepisach Kodeksu pracy. Stosownie do treści art. 91 § 1 Kodeksu pracy, inne niż wymienione w art. 87 ust 1 i 7 należności mogą być potrącane z wynagrodzenia wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. Samowolne potrącenie przez pracodawcę należności z wynagrodzenia pracownika w innych sytuacjach może wiązać się nałożeniem na pracodawcę kary grzywny.

SDO Legal rekomenduje: W pierwszej kolejności rekomendujemy, aby niezwłocznie poinformować pracownika o wykrytej nadpłacie wynagrodzenia – najlepiej w formie pisemnej. Sprawne wyjaśnienie sprawy z pracownikiem sprzyja budowaniu wzajemnego zaufania, a przede wszystkim może pomóc w polubownym załatwieniu sprawy. Takie podejście jest szczególnie korzystne, ponieważ pozwala uniknąć niepotrzebnych sporów oraz potencjalnych kosztów postępowania sądowego.

Uprawnienie pracodawcy do jednostronnego pomniejszenia wynagrodzenia pracownika

Pracodawca może jednostronnie obniżyć wysokość wynagrodzenia pracownika z powodu nadpłaty, jeżeli pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za okres nieobecności pracownika w pracy, za który nie miał prawa do wynagrodzenia. Kwoty wypłacone pracownikowi w poprzednim terminie płatności, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia podlegają odliczeniu. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 grudnia 1994 r. (sygn. akt I PZP 49/94), w którym podkreślił, że „pracownik otrzymujący wypłatę wynagrodzenia „z góry” powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia w każdej sytuacji niewykonania pracy, chyba że za określony czas z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niego prawo”. Odliczenie powinno zostać dokonane z wynagrodzenia wypłacanego w kolejnym terminie płatności. W przypadku niezachowania tego terminu odzyskanie nadpłaconych środków będzie znacznie utrudnione.

Kolejną możliwością odzyskania przez pracodawcę nadpłaconego wynagrodzenie jest wyrażenie przez pracownika pisemnej zgody na potrącenie. Najczęściej po uzyskaniu od pracodawcy informacji o niesłusznie uzyskanej części wynagrodzenia pracownicy dobrowolnie wyrażają zgodę na zwrot nadwyżki.

Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na potrącenie nienależnego świadczenia z wynagrodzenia, pracodawca ma możliwość wystąpienia na drogę sądową z roszczeniem o zwrot świadczenia uzyskanego bez podstawy prawnej na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego.

Należy mieć jednak na uwadze, że pracownik może podnosić, iż zużył nienależnie wypłacone mu wynagrodzenie w taki sposób, że nie jest już wzbogacony i z tego względu nie ma obowiązku jego zwrotu. Ponadto należy wziąć pod uwagę treść art. 409 Kodeksu cywilnego i przesłanki wyłączające istnienie powinności liczenia się z obowiązkiem zwrotu uzyskanej korzyści.

Zgodnie z treścią wyroku Sądu Najwyższego z dnia 7 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 408/00) „pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu”. W tym miejscu warto przytoczyć również wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 czerwca 2001 r. (sygn. akt I PKN 511/00), w którym wskazano, że pracodawca powinien mieć na uwadze to, że stosownie do treści art. 18 Kodeksu pracy pracodawca może indywidualnie przyznać  pracownikowi wynagrodzenie w wyższym wymiarze niż wynikające z obowiązujących przepisów płacowych. Powyższe orzeczenia prezentują propracownicze podejście, zgodnie z którym dochodzenie zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia od pracownika jest znacznie utrudnione. W każdej sytuacji pracodawca będzie musiał wykazać, że pracownik miał lub powinien mieć świadomość, że wypłacone mu świadczenie było nienależne i powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu. W sytuacji, gdy wypłacona kwota znacznie przekracza dotychczasowe wynagrodzenie pracownika, można założyć, że powinien być świadomy jej nienależnego charakteru. Natomiast w przypadku niższych kwot wykazanie nienależności świadczenia będzie znacznie trudniejsze. Należy jednak mieć na uwadze, że każda sprawa wymaga indywidualnej oceny uwzględniającej całokształt okoliczności.

Jakie są możliwości odzyskania od Pracownika nienależnie wypłaconego wynagrodzenia chorobowego?

Jeżeli pracodawca wypłacał pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, a pracownik nie miał prawa do zasiłku chorobowego oznacza to, że wypłacone świadczenie było pracownikowi nienależne. Jakie szanse ma pracodawca na efektywne uzyskanie zwrotu wynagrodzenia chorobowego?

Stosownie do art. 300 Kodeksu pracy w zw. z art. 411 Kodeksu cywilnego, Pracodawca nie może żądać zwrotu nienależnego świadczenia jeżeli jego spełnienie odpowiadało zasadom współżycia społecznego. W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 26 lutego 2004 r. (sygn. akt V CK 220/03) wskazano, że „powszechnie przyjmuje się, że zasadom współżycia społecznego czynią zadość zwłaszcza świadczenia określane mianem quasi-alimentacyjnych oraz świadczenia związane ze stosunkiem pracy.” Wobec powyższego należy mieć na uwadze, iż spełnienie świadczenia odpowiadającego zasadom współżycia społecznego nie będzie prowadzić do nadużycia prawa przez pracownika.

Zgodnie z treścią uchwały Sądu Najwyższego z dnia 21 sierpnia 1996 r. (sygn. akt II UZP 7/96) wynagrodzenie chorobowe jest świadczeniem ze stosunku pracy i jest realizowane z własnych środków pracodawcy, do którego stosuje się przepisy dotyczące zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego oraz okoliczności powodujących wyłączenie prawa do zasiłku. Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 25 września 2024 r., sygn. akt III USK 91/24, podkreślił, iż w „orzecznictwie sądowym, dotyczącym problematyki zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, ugruntowany jest pogląd o możliwości domagania się przez organ rentowy zwrotu nienależnie wypłaconego świadczenia tylko wówczas, gdy ubezpieczonemu można przypisać złą wolę w jego pobieraniu. Obowiązek zwrotu świadczenia obciąża tylko tego, kto przyjął świadczenie w złej wierze, mając świadomość jego nienależności”. Odnosząc się do treści powyższej uchwały oraz postanowienia Sądu Najwyższego należy przyjąć, że świadczenie nienależne – w omawianym przypadku wynagrodzenie chorobowe – będzie podlegało zwrotowi, jeżeli przyjmujący przyjął je w złej wierze i miał świadomość, iż było ono nienależne.

Natomiast w wyroku Sądu Okręgowego w Katowicach – XI Wydział Ubezpieczeń Społecznych, z dnia 22 września 2022 r. (sygn. akt XI Ua 46/22) sąd podkreślił, że wyłącznie w przypadku braku prawa do świadczenia oraz braku świadomości ubezpieczonego o tym fakcie, można stwierdzić, iż świadczenie było nienależne i podlega zwrotowi przez świadczeniobiorcę. O ile wykazanie braku podstawy prawnej uzyskania świadczenia będzie możliwe (np. na podstawie zaświadczeń z ZUS), to jednak udowodnienie, że pracownik był świadomy braku przysługującego mu prawa do wynagrodzenia chorobowego może okazać się znacznie utrudnione. Nie można również wykluczyć, że pracownik będzie się bronił przed zwrotem nienależnego wynagrodzenia podnosząc, że wynagrodzenie już zużył w taki sposób, że nie jest już wzbogacony. Mając na uwadze powyższe, należy podkreślić, iż szanse na efektywne uzyskanie zwrotu wynagrodzenia chorobowego na drodze sądowej są niewielkie.