Opodatkowanie składek na ubezpieczenia dobrowolne – obowiązki płatnika

Grupowe ubezpieczenia pracownicze to powszechny element systemu benefitów pozapłacowych. Choć dla pracowników stanowią realne wsparcie, dla pracodawcy – jako płatnika – wiążą się z określonymi obowiązkami podatkowymi. W praktyce bowiem składka finansowana przez pracodawcę co do zasady stanowi przychód pracownika, chyba że spełnione są ściśle określone warunki pozwalające na jej wyłączenie z opodatkowania.

Składka ubezpieczeniowa jako przychód pracownika

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem ze stosunku pracy są nie tylko wynagrodzenia pieniężne, ale również świadczenia nieodpłatne lub częściowo odpłatne, otrzymywane od pracodawcy. Do tej kategorii zalicza się także składki na ubezpieczenia opłacane przez pracodawcę na rzecz pracownika.

Oznacza to, że wartość składki finansowanej przez pracodawcę powinna zostać doliczona do przychodu pracownika i – co do zasady – podlegać opodatkowaniu oraz oskładkowaniu, chyba że przepisy szczególne przewidują wyjątek.

Kiedy składka nie podlega opodatkowaniu?

Ustawodawca przewidział możliwość wyłączenia z opodatkowania niektórych składek ubezpieczeniowych, jednak wyłącznie pod warunkiem spełnienia określonych przesłanek. Kluczowe znaczenie ma tu m.in.:

• rodzaj ubezpieczenia (np. ubezpieczenie na życie, zdrowotne, emerytalne),
• zakres ochrony,
• sposób finansowania składki (w całości lub części przez pracodawcę),
• oraz postanowienia umowy ubezpieczenia i regulacji wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy.

W praktyce nawet niewielkie różnice w konstrukcji polisy lub w dokumentacji wewnętrznej mogą decydować o tym, czy składka będzie traktowana jako przychód pracownika, czy też skorzysta z preferencji podatkowej.

Obowiązki płatnika i ryzyka podatkowe

To na pracodawcy – jako płatniku – ciąży obowiązek prawidłowego zakwalifikowania składki pod kątem podatkowym, doliczenia jej do przychodu pracownika oraz pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Błędna kwalifikacja składki może skutkować powstaniem zaległości podatkowych, koniecznością zapłaty odsetek, a w skrajnych przypadkach – odpowiedzialnością karnoskarbową.

Ryzyko to dotyczy zwłaszcza sytuacji, w których:

• składka została niesłusznie uznana za wolną od podatku,
• dokumentacja ubezpieczeniowa nie odpowiada faktycznemu zakresowi ochrony,
• brak jest jasnych zasad finansowania składki w regulaminach wewnętrznych.

Dlaczego warto zadbać o prawidłową kwalifikację?

Prawidłowe rozliczenie składek ubezpieczeniowych to nie tylko kwestia formalna, ale element odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem podatkowym w firmie. Wsparcie radcy prawnego lub doradcy podatkowego pozwala:

• właściwie ocenić skutki podatkowe oferowanych benefitów,
• dostosować konstrukcję ubezpieczenia do obowiązujących przepisów,
• oraz uniknąć kosztownych sporów z organami podatkowymi.

Grupowe ubezpieczenia mogą być atrakcyjnym i bezpiecznym benefitem – pod warunkiem, że od początku zostaną prawidłowo zaprojektowane i rozliczane.

Gdy składkę w całości finansuje pracownik?

Inaczej kształtuje się sytuacja podatkowa, gdy koszt ubezpieczenia grupowego w całości ponosi pracownik, a pracodawca jedynie pośredniczy w przekazaniu składki do ubezpieczyciela, potrącając ją z wynagrodzenia.

W takim modelu nie powstaje po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy, a pracodawca nie ma obowiązku doliczania wartości składki do podstawy opodatkowania ani pobierania zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik nie otrzymuje bowiem żadnego nieodpłatnego ani częściowo odpłatnego świadczenia – finansuje ochronę ubezpieczeniową z własnych środków.

Warunkiem neutralności podatkowej jest jednak, aby:

• składka była w całości pokrywana przez pracownika,
• pracodawca nie finansował jej nawet w minimalnym zakresie,
• potrącenie następowało z wynagrodzenia postawionego pracownikowi do dyspozycji,
• oraz aby istniała wyraźna zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń.

W takiej sytuacji rola pracodawcy ogranicza się do funkcji technicznego płatnika, a potrącenie składki jest traktowane analogicznie do innych dobrowolnych potrąceń z wynagrodzenia.

Kiedy pojawia się ryzyko podatkowe?

 Ryzyko uznania składki za opodatkowany przychód powstaje wówczas, gdy pracodawca:

• pokrywa choćby część składki,
• nie dokonuje faktycznego potrącenia z wynagrodzenia pracownika,
• lub gdy z dokumentacji wynika, że ubezpieczenie stanowi element systemu wynagradzania.

W takich przypadkach organy podatkowe mogą zakwalifikować składkę jako świadczenie częściowo nieodpłatne, co rodzi obowiązki podatkowe po stronie pracodawcy jako płatnika.

Artykuł przygotowany przez:

Pallada Ubezpieczenia