Nowe obowiązki pracodawców w zakresie przedkładania umów z cudzoziemcami – istotne zmiany

Zgodnie z najnowszymi regulacjami pracodawcy zatrudniający cudzoziemców w Polsce powinni zwrócić szczególną uwagę na zasady dotyczące przedkładania kopii umów z zatrudnianymi pracownikami spoza Polski. Od 1 lipca 2025 r. obowiązek przekazywania kopii umów w systemie teleinformatycznym dotyczy wyłącznie tych przypadków, w których cudzoziemiec jest zatrudniony na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi oraz zezwoleń na pracę sezonową. Od 1 sierpnia 2025 r. będzie to także dotyczyło zezwoleń na pracę typu A.

Forma i termin przedłożenia umowy

Pracodawca zobowiązany jest do przedłożenia kopii umowy w formie elektronicznej – wyłącznie za pośrednictwem odpowiedniego systemu teleinformatycznego. Co istotne, umowa powinna zostać przekazana przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez cudzoziemca. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować negatywnymi konsekwencjami prawnymi, w tym odpowiedzialnością za wykroczenie.

Kogo nie dotyczy obowiązek przedkładania umowy?

Obowiązek przedkładania kopii umów nie obejmuje wszystkich kategorii cudzoziemców. Nie dotyczy on osób, które:

• pracują w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy,
• posiadają tzw. Niebieską Kartę UE,
• są zwolnione z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np. studenci, absolwenci polskich uczelni),
• obywateli Ukrainy pracujących na podstawie zgłoszenia o powierzeniu wykonywania pracy (tzw. procedura uproszczona).

Praktyczne rekomendacje dla pracodawców

W świetle powyższych zmian zalecamy:

• Weryfikację statusu pobytowego cudzoziemców jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia,
• Terminowe przedkładanie kopii umów w systemie teleinformatycznym (tj. jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia).

Należy także pamiętać, że na pracodawcach ciążą inne obowiązki informacyjne. W przypadku współpracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pracodawca musi poinformować starostę za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni
• niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia
• zakończeniu pracy przed czasem.

Przekazanie informacji o zakończeniu pracy skutkuje unieważnieniem oświadczenia.

W przypadku zezwolenia na pracę, zgodnie z nowymi przepisami pracodawca, w ciągu 7 dni, powinien poinformować wojewodę za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl, jeżeli:

• cudzoziemiec nie podjął pracy przez 2 miesiące od rozpoczęcia ważności zezwolenia
• przerwał pracę na ponad 2 miesiące
• zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia.

Za niewywiązanie się z obowiązków informacyjnych pracodawcy grozi grzywna do 5 000 zł.