Usługi zarządzania najmem, a zwolnienie z VAT

Zarządzanie nieruchomościami na wynajem to coraz popularniejsza usługa świadczona przez wyspecjalizowane podmioty. Są to zarówno przedsiębiorstwa klasycznie zarządzające mieszkaniami inwestorów, jak i platformy wykorzystujące do tego najnowsze technologie (proptech). W praktyce podmioty te mogą wykonywać bardzo szeroki zakres czynności. Począwszy od pozyskiwania najemców, przez zawieranie umów, aż po bieżące administrowanie lokalami i ich obsługę techniczną. Powstaje zatem pytanie, czy tego rodzaju usługi podlegają opodatkowaniu VAT, czy też mogą korzystać ze zwolnienia.

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług, zwolnieniu z VAT podlegają usługi zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi świadczone na zlecenie, z wyłączeniem usług wyceny. Zwolnienie nie obejmuje jednak czynności dodatkowych, takich jak sprzątanie, konserwacja czy prace techniczne, a więc usługi te powinny być opodatkowane na zasadach ogólnych.

W interpretacji indywidualnej z 17 września 2024 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.327.2024.2.KO), Dyrektor KIS uznał, że podstawowe czynności administracyjne w ramach zarządzania mieszkaniami nie mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, gdyż w tym konkretnym stanie faktycznym stanowią one odrębne świadczenia, które powinny zostać opodatkowane na zasadach ogólnych.

Interpretacja ta została jednak uchylona w dniu 10 kwietnia 2025 r. przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach (sygn. I SA/Gl 1331/24), który wskazał, że całościowe usługi zarządzania mogą korzystać ze zwolnienia, o ile stanowią świadczenie kompleksowe i dotyczą nieruchomości o charakterze mieszkalnym.

Warunkiem zastosowania zwolnienia z VAT jest jednak nie tylko zakres czynności, ale również spełnienie dodatkowych kryteriów klasyfikacyjnych w zakresie wykonywanych usług oraz charakteru nieruchomości.

Przedsiębiorcy powinni przy tym zachować ostrożność, gdyż w praktyce bardzo łatwo przekroczyć granicę pomiędzy „zarządzaniem” a świadczeniem odrębnych, opodatkowanych usług. Jeśli przedsiębiorstwo np. dodatkowo sprząta lokale, przeprowadza drobne naprawy, organizuje wynajem krótkoterminowy, może zostać to uznane za świadczenie kompleksowej usługi najmu lub usług komercyjnych nieobjętych zwolnieniem.

Ważna jest również forma świadczenia usług, ponieważ jeżeli dane przedsiębiorstwo działa we własnym imieniu, może być uznane za faktycznego wynajmującego. Wówczas nie można powoływać się na zwolnienie z VAT. W praktyce oznacza to, że każdy model współpracy z właścicielem mieszkania powinien być dokładnie przeanalizowany i odpowiednio udokumentowany.

Dla przedsiębiorstw zarządzających nieruchomościami kluczowe jest prawidłowe zaklasyfikowanie usług oraz rzetelne dokumentowanie zakresu czynności. W razie wątpliwości rekomendowane jest wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową. Dzięki temu możliwe będzie ograniczenie ryzyka zakwestionowania zwolnienia z VAT przez organy podatkowe.