Wysłanie dokumentów pracownika na zły adres

Naczelny Sąd Administracyjny wydał wyrok, w którym uznał, że wysłanie formularza PIT-11 na błędny lub nieaktualny adres stanowi naruszenie przepisów RODO. Wyrok ten ma istotne znaczenie dla wszystkich pracodawców, którzy każdego roku są zobowiązani do przesyłania informacji podatkowych pracownikom.​

Dokument został wysłany na adres, który adresat uznał za błędny, ponieważ nigdy tam nie mieszkał ani nie podał go jako adresu korespondencyjnego – został pozyskany z systemu informatycznego.

UODO uznał, że doszło do naruszenia art. 5 ust. 1 lit. d RODO, który zobowiązuje administratora danych do zapewnienia ich prawidłowości i aktualności. Co ciekawe, chodziło o samo wysłanie listu na nieprawidłowy adres – przesyłka nie została odebrana przez osobę nieuprawnioną: została zwrócona do nadawcy.

NSA uchylając korzystny dla spółki wyrok WSA wskazał, że samo wysłanie PIT-11 na niewłaściwy adres, niezależnie od tego, czy był on nieaktualny czy błędny, stanowi naruszenie przepisów RODO.

Konsekwencje dla pracodawców

Wyrok NSA ma istotne znaczenie dla wszystkich podmiotów zobowiązanych do przesyłania nie tylko informacji podatkowych, ale w ogóle dokumentów zawierających dane osobowe. Podkreśla on konieczność dochowania szczególnej staranności w zakresie aktualizacji i weryfikacji danych adresowych pracowników i kontrahentów. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych i potencjalnymi sankcjami ze strony UODO.

Co robić? Jak żyć?

Wyrok NSA to wyraźny sygnał dla wszystkich administratorów danych: odpowiedzialność za prawidłowość danych spoczywa na administratorze, a nie na systemie informatycznym czy partnerze zewnętrznym, takim jak np. biuro rachunkowe. Aby uniknąć podobnych incydentów, warto regularnie weryfikować i aktualizować dane kontaktowe pracowników oraz kontrahentów a także potwierdzać aktualność adresów przed wysyłką. Dobrą praktyką będzie także informowanie pracowników, z którym kończymy współpracę o konieczności aktualizowania adresów w przypadku ich zmiany.